rozliczenie delegacji, delegacje krajowe, delegacje zagraniczne, podróże służbowe, diety
lupa
A A A

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 9 (1088) z dnia 20.03.2021

Jak rozliczyć podróż służbową samochodem prywatnym bez zgody pracodawcy?

Pracownik odbył podróż służbową samochodem prywatnym, tłumacząc się, że spóźnił się na pociąg. Jak rozliczyć taką delegację?

Najprostszym i najbezpieczniejszym rozwiązaniem będzie zmiana przez pracodawcę środka transportu i rozliczenie wspomnianej podróży służbowej (tzw. delegacji) według kilometrówki.

Nie wiemy, z jakim pracodawcą mamy tu do czynienia. Jeżeli należy on do sfery budżetowej, to delegację powinien rozliczać według zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167).

Rozporządzenie to w § 3 ust. 1 mówi wyraźnie o tym, że środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej, a także jego rodzaj i klasę określa pracodawca, a w ust. 3 dopuszcza możliwość wyrażenia przez pracodawcę - na wniosek pracownika - zgody na odbycie delegacji samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.

Z powyższego wynika jednoznacznie, że o środku transportu, który ma być użyty w celu odbycia podróży służbowej, decyduje samodzielnie pracodawca, natomiast pracownik nie ma takich uprawnień. Może jedynie wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o wyrażenie zgody na skorzystanie z prywatnego samochodu, motocykla lub motoroweru, przy czym wniosek powinien być złożony przed wyjazdem i wcale nie musi być zaakceptowany przez pracodawcę.

Możemy się domyślać, że pracownik, o którym mowa w pytaniu, z wnioskiem takim nie wystąpił. Trzymając się ściśle przepisów rozporządzenia delegacyjnego, pracodawca nie musi więc zaakceptować zmiany środka transportu dokonanej samowolnie przez pracownika, a tym samym rozliczać kosztów przejazdu według kilometrówki.

Żeby jednak rozliczyć te koszty według cen biletów na środek transportu, który wyznaczony był do odbycia podróży służbowej (w tym przypadku pociąg), musiałby otrzymać bilety od pracownika (lub inne dokumenty potwierdzające ich zakup), a w przedstawionej sytuacji jest to niemożliwe.

Co prawda rozporządzenie delegacyjne w § 5 ust. 2 dopuszcza możliwość zastąpienia oryginalnych dokumentów pisemnym oświadczeniem pracownika o dokonanym wydatku oraz przyczynach braku jego udokumentowania, ale dotyczy to sytuacji, gdy pracownik poniósł dane koszty i nie może ich udokumentować, np. z uwagi na zgubienie lub kradzież biletu.

Oczywiście, również w opisanej sytuacji pracodawca może zwrócić pracownikowi kwotę odpowiadającą cenie biletów na podstawie wspomnianego oświadczenia - musi się jednak liczyć z tym, że może to zostać zakwestionowane w czasie ewentualnej kontroli prowadzonej przez organy podatkowe lub ZUS.

W tej sytuacji najpraktyczniejszym rozwiązaniem będzie zmiana środka transportu podanego w poleceniu wyjazdu służbowego i rozliczenie kosztów przejazdu według kilometrówki. Do rozliczenia warto wówczas dołączyć pisemne oświadczenie pracownika wyjaśniające, dlaczego skorzystał z samochodu zamiast pociągu, zawierające jednocześnie wniosek o zaakceptowanie przez pracodawcę zmiany środka transportu.

Jeżeli natomiast pracodawca, o którym mowa w pytaniu, nie jest jednostką budżetową, to zasady rozliczania delegacji powinny być u niego określone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo bezpośrednio w umowie o pracę, o ile nie jest on objęty wspomnianym układem lub nie ma obowiązku tworzenia regulaminu wynagradzania.

W takim przypadku Kodeks pracy pozostawia pracodawcom dużą swobodę w ustalaniu świadczeń delegacyjnych, wprowadzając w art. 775 § 4 jedyne zastrzeżenie, iż dieta (zarówno krajowa, jak i zagraniczna) nie może być niższa od diety krajowej określonej w rozporządzeniu delegacyjnym. Dlatego też, bez dostępu do przepisów zakładowych niemożliwe jest udzielenie jednoznacznej odpowiedzi. Pytający sam musi do nich sięgnąć i sprawdzić, jak regulują kwestie będące przedmiotem pytania.

Zauważmy, że rozporządzenie delegacyjne może też mieć moc obowiązującą u pracodawców spoza sfery budżetowej. Z sytuacją taką będziemy mieć do czynienia wówczas, gdy przepisy zakładowe nie określają odrębnie zasad rozliczania delegacji. W takim przypadku odpowiednie zastosowanie będą miały wyjaśnienia zawarte w pierwszej części odpowiedzi.

www.RozliczenieDelegacji.pl - Podróże krajowe:

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.RozliczenieWynagrodzenia.pl » 
Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

Terminarz

wrzesień 2021
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
5
6
8
9
11
12
13
14
16
17
18
19
21
22
23
24
25
26
28
29
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
Rozliczanie wynagrodzeń. Składki ZUS. Zasiłki. Świadczenia. Premie
Kalkulatory podatkowe: odsetkowe, używania pojazdów, wynagrodzeń
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc, Gemius S.A.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań w związku z odwiedzaniem niniejszego serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.