Jak rozliczyć podróż służbową samochodem prywatnym bez zgody pracodawcy?

Pracownik odbył podróż służbową samochodem prywatnym, tłumacząc się, że spóźnił się na pociąg. Jak rozliczyć taką delegację?

Najprostszym i najbezpieczniejszym rozwiązaniem będzie zmiana przez pracodawcę środka transportu i rozliczenie wspomnianej podróży służbowej (tzw. delegacji) według kilometrówki.

Nie wiemy, z jakim pracodawcą mamy tu do czynienia. Jeżeli należy on do sfery budżetowej, to delegację powinien rozliczać według zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167).

Rozporządzenie to w § 3 ust. 1 mówi wyraźnie o tym, że środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej, a także jego rodzaj i klasę określa pracodawca, a w ust. 3 dopuszcza możliwość wyrażenia przez pracodawcę - na wniosek pracownika - zgody na odbycie delegacji samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.

Z powyższego wynika jednoznacznie, że o środku transportu, który ma być użyty w celu odbycia podróży służbowej, decyduje samodzielnie pracodawca, natomiast pracownik nie ma takich uprawnień. Może jedynie wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o wyrażenie zgody na skorzystanie z prywatnego samochodu, motocykla lub motoroweru, przy czym wniosek powinien być złożony przed wyjazdem i wcale nie musi być zaakceptowany przez pracodawcę.

Możemy się domyślać, że pracownik, o którym mowa w pytaniu, z wnioskiem takim nie wystąpił. Trzymając się ściśle przepisów rozporządzenia delegacyjnego, pracodawca nie musi więc zaakceptować zmiany środka transportu dokonanej samowolnie przez pracownika, a tym samym rozliczać kosztów przejazdu według kilometrówki.

Żeby jednak rozliczyć te koszty według cen biletów na środek transportu, który wyznaczony był do odbycia podróży służbowej (w tym przypadku pociąg), musiałby otrzymać bilety od pracownika (lub inne dokumenty potwierdzające ich zakup), a w przedstawionej sytuacji jest to niemożliwe.

Co prawda rozporządzenie delegacyjne w § 5 ust. 2 dopuszcza możliwość zastąpienia oryginalnych dokumentów pisemnym oświadczeniem pracownika o dokonanym wydatku oraz przyczynach braku jego udokumentowania, ale dotyczy to sytuacji, gdy pracownik poniósł dane koszty i nie może ich udokumentować, np. z uwagi na zgubienie lub kradzież biletu.

Oczywiście, również w opisanej sytuacji pracodawca może zwrócić pracownikowi kwotę odpowiadającą cenie biletów na podstawie wspomnianego oświadczenia - musi się jednak liczyć z tym, że może to zostać zakwestionowane w czasie ewentualnej kontroli prowadzonej przez organy podatkowe lub ZUS.

W tej sytuacji najpraktyczniejszym rozwiązaniem będzie zmiana środka transportu podanego w poleceniu wyjazdu służbowego i rozliczenie kosztów przejazdu według kilometrówki. Do rozliczenia warto wówczas dołączyć pisemne oświadczenie pracownika wyjaśniające, dlaczego skorzystał z samochodu zamiast pociągu, zawierające jednocześnie wniosek o zaakceptowanie przez pracodawcę zmiany środka transportu.

Jeżeli natomiast pracodawca, o którym mowa w pytaniu, nie jest jednostką budżetową, to zasady rozliczania delegacji powinny być u niego określone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo bezpośrednio w umowie o pracę, o ile nie jest on objęty wspomnianym układem lub nie ma obowiązku tworzenia regulaminu wynagradzania.

W takim przypadku Kodeks pracy pozostawia pracodawcom dużą swobodę w ustalaniu świadczeń delegacyjnych, wprowadzając w art. 77⁵ § 4 jedyne zastrzeżenie, iż dieta (zarówno krajowa, jak i zagraniczna) nie może być niższa od diety krajowej określonej w rozporządzeniu delegacyjnym. Dlatego też, bez dostępu do przepisów zakładowych niemożliwe jest udzielenie jednoznacznej odpowiedzi. Pytający sam musi do nich sięgnąć i sprawdzić, jak regulują kwestie będące przedmiotem pytania.

Zauważmy, że rozporządzenie delegacyjne może też mieć moc obowiązującą u pracodawców spoza sfery budżetowej. Z sytuacją taką będziemy mieć do czynienia wówczas, gdy przepisy zakładowe nie określają odrębnie zasad rozliczania delegacji. W takim przypadku odpowiednie zastosowanie będą miały wyjaśnienia zawarte w pierwszej części odpowiedzi.