Rozliczanie podróży służbowych pracowników otrzymujących ryczałt za jazdy lokalne

Pracownik otrzymuje ryczałt z tytułu używania własnego pojazdu dla celów służbowych w jazdach lokalnych, a ponadto wykorzystuje swój samochód w delegacjach służbowych. Jak rozliczyć poniesione wydatki na paliwo podczas podróży służbowej?

Zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych m.in. samochodów osobowych niebędących własnością pracodawcy następuje na podstawie zawartej w tym celu między pracodawcą a pracownikiem umowy cywilnoprawnej na warunkach określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych... (Dz. U. nr 27, poz. 271 z późn. zm.), dalej rozporządzeniu. W treści tej umowy powinny być określone zasady rozliczania kosztów użytkowania pojazdu w jazdach lokalnych (np. czy zwrot kosztów będzie następował na podstawie kilometrówki, czy w formie miesięcznego ryczałtu pieniężnego).

Pracownik, o którym mowa w pytaniu, z tego tytułu otrzymuje ryczałt obliczony jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne. Jest on wypłacany po złożeniu pisemnego oświadczenia o używaniu przez pracownika pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Przy czym kwotę miesięcznego ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych (§ 4 rozporządzenia). Jeśli zatem podróż służbowa trwa w danym dniu roboczym 8 lub więcej godzin, to za ten dzień ryczałt nie przysługuje.

Kalkulatory kosztów używania samochodu prywatnego do celów służbowych dostępne są w serwisie
www.kalkulatory.gofin.pl.

Z kolei z § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), dalej rozporządzenia o podróżach służbowych wynika, że środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca, a pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje. Pracodawca może też, na wniosek pracownika, wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2016 r. poz. 1907 z późn. zm.), czyli w powoływanym na wstępie rozporządzeniu.

Z przepisów rozporządzenia o podróżach służbowych wynika, że wysokość stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu będącego własnością pracownika, wykorzystywanego podczas podróży służbowej, ustala pracodawca. Wysokość stawki, jaka będzie mu przysługiwała za każdy przejechany w podróży służbowej kilometr pracownik powinien znać zanim złoży wniosek o odbycie jej swoim samochodem. Najlepiej zatem aby była ustalona w przepisach wewnątrzzakładowych, np. w regulaminie wynagradzania.