rozliczenie delegacji, delegacje krajowe, delegacje zagraniczne, podróże służbowe, diety
lupa
A A A

Gazeta Podatkowa nr 13 (1575) z dnia 14.02.2019

Krajowa podróż służbowa a przychody pracownika

Przepisy prawa pracy nakładają na pracodawców obowiązek zwrotu pracownikom kosztów związanych z podróżami służbowymi. Otrzymane przez pracownika za czas takiej podróży kwoty mogą mieć wpływ na powstanie przychodu ze stosunku pracy podlegającego opodatkowaniu albo korzystającego ze zwolnienia od podatku dochodowego.

Pracowniczy przychód

Pracodawca spoza sfery budżetowej warunki wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowej - zarówno krajowej, jak i zagranicznej - określa w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, gdy nie jest objęty układem zbiorowym pracy albo nie jest obowiązany do ustalania regulaminu wynagradzania. Jeśli jednak nie zawrze w takich dokumentach regulacji dotyczących kosztów tych podróży, wówczas pracownik otrzymuje należności na ich pokrycie według zasad przewidzianych dla pracowników sfery budżetowej określonych w tzw. rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167). Z rozporządzenia tego wynika, że za czas podróży służbowej pracownikowi przysługują: diety, zwrot kosztów przejazdów i dojazdów oraz noclegów, a także zwrot innych niezbędnych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

W podatku dochodowym zwrócone pracownikowi należności z tytułu podróży służbowej podlegają zaliczeniu do przychodów ze stosunku pracy (art. 12 ust. 1 ustawy o pdof). W określonych okolicznościach mogą być one jednak zwolnione od podatku dochodowego. W myśl bowiem art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o pdof wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi tzw. budżetówki z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Jeśli zatem pracownik otrzyma zwrot należności z tytułu krajowej podróży służbowej, to kwoty te korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego do wysokości limitów określonych we wspomnianym rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej. W razie gdy zwrócone pracownikowi z tego tytułu kwoty będą wyższe od kwot ustalonych w tym rozporządzeniu, to nadwyżka ponad te wartości podlega opodatkowaniu. Wówczas pracodawca jako płatnik ma obowiązek odprowadzić od tej części zaliczkę na podatek dochodowy.

Koszty noclegu

Zgodnie z § 8 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej obecnie za nocleg w hotelu podczas podróży krajowej przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej niż 600 zł za jedną dobę hotelową. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej wskazany limit.

Przy rozliczaniu kosztów noclegu w krajowej podróży służbowej może wystąpić sytuacja, w której pracodawca zwróci pracownikowi poniesione przez niego w trakcie podróży służbowej koszty noclegu w wysokości wyższej od wspomnianego limitu, a cała ich wartość (potwierdzona fakturą/rachunkiem) może być wolna od podatku. Będzie tak, gdy pracodawca uzna, że w czasie podróży służbowej wystąpiły okoliczności, uzasadniające poniesienie tych wydatków w wysokości wyższej niż wynikająca z przedłożonych przez pracownika faktury/rachunku.

Koszty wyżywienia

Podstawową formą zwrotu kosztów wyżywienia jest dieta, która dla podróży krajowej wynosi 30 zł za dobę. W razie zwrotu pracownikowi kosztów wyżywienia w postaci podwyższonej diety albo zapewnienia pracownikowi wyżywienia lub pokrycia kosztów (całodziennego) wyżywienia pracownika na podstawie przedstawionych przez niego faktur/rachunków, kwoty wydatków z tego tytułu mogą być wyższe od kwot diet określonych w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej. Wtedy według organów podatkowych nadwyżka ponad tę kwotę stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy, który należy opodatkować (por. interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 11 czerwca 2018 r., nr 0114-KDIP3-3.4011.87.2018.3.IM).

Także z orzecznictwa NSA wynika, że bez względu na formę, w jakiej pracodawca zapewnia pracownikom wyżywienie w czasie podróży służbowych, wolna od podatku jest ta część otrzymanego zwrotu kosztów wyżywienia, która nie przekracza wysokości diety (por. wyrok NSA z dnia 26 kwietnia 2018 r., sygn. akt II FSK 1082/16 oraz z dnia 19 lipca 2017 r., sygn. akt II FSK 1678/15).

Przejazd prywatnym samochodem

Jak wynika z § 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej, na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd m.in. w krajowej podróży służbowej samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, ustalonej przez pracodawcę. Kwota ta jest wolna od podatku, o ile pracodawca nie stosuje stawki za jeden kilometr wyższej od określonej w rozporządzeniu w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych... (Dz. U. z 2002 r. nr 27, poz. 271 ze zm.). Gdy do wyliczania zwrotu kosztów przejazdu pracodawca uwzględni stawkę za jeden kilometr w wysokości wyższej niż określona we wskazanym rozporządzeniu, to nadwyżkę ponad limit tzw. kilometrówki należy opodatkować. Jeśli w związku z przejazdem prywatnym autem w trakcie podróży służbowej pracownik poniesie koszty opłat za parkingi i autostrady, to pracodawca dokonuje zwrotu tych należności poza tzw. kilometrówką, w wysokości faktycznie poniesionej. Są one bowiem po stronie przychodów pracownika kwalifikowane jako inne wydatki związane z podróżą służbową. To oznacza, że w razie uznania ich przez pracodawcę za uzasadnione, mogą one korzystać ze zwolnienia od podatku w pełnej udokumentowanej przez pracownika wysokości.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2018 r. poz. 1509 ze zm.)

www.RozliczenieDelegacji.pl - Podróże krajowe:

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.RozliczenieWynagrodzenia.pl » 
Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

Terminarz

lipiec 2019
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
5
6
7
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
23
24
25
26
27
28
29
30
31
ASYSTENT GOFIN - Darmowa aplikacja dla Księgowych
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
Rozliczanie wynagrodzeń. Składki ZUS. Zasiłki. Świadczenia. Premie
Kalkulatory podatkowe: odsetkowe, używania pojazdów, wynagrodzeń

GOFIN PODPOWIADA

Kompleksowe opracowania tematyczne

PRZEPISY PRAWNE

Ustawy, rozporządzenia - teksty ujednolicone

Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia personalizowanych reklam.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania behawioralnego reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam jest partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. (SDO). Odbiorcą informacji z plików cookies są Netsprint S.A., Google LLC oraz spółki zlecające SDO realizację kampanii reklamowej, a także podmioty badające i zliczające tę kampanię. Dane te mogą ponadto zostać udostępnione na rzecz partnerów handlowych SDO.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora w serwisie internetowym.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań, partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. musi mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.