rozliczenie delegacji, delegacje krajowe, delegacje zagraniczne, podróże służbowe, diety
lupa
A A A

Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 23 (497) z dnia 1.12.2019

Termin rozliczenia się z pracownikiem z tytułu poniesionych przez niego kosztów podróży służbowej

Czy pracodawca może wprowadzić system miesięcznego rozliczania świadczeń z tytułu podróży służbowych kierowców (pracowników i zleceniobiorców), odchodząc od wypłaty diet i ryczałtów bezpośrednio po zakończeniu danej podróży? W jaki sposób należy dostosować do takiej praktyki przepisy wewnątrzzakładowe i kontrakty cywilnoprawne?

Przepisy prawa pracy nie określają precyzyjnie terminu wypłaty diet, ryczałtów i zwrotu innych kosztów podróży służbowej. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), dalej rozporządzenie o podróżach służbowych wskazuje w § 5 ust. 1, że pracownik ma obowiązek dokonać rozliczenia podróży służbowej w terminie 14 dni od jej zakończenia. W tym celu powinien dostarczyć pracodawcy dokumenty takie jak rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki, a w przypadku braku takich dowodów, złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania (§ 5 ust. 2 rozporządzenia o podróżach służbowych). Na podstawie tych dokumentów i informacji pracodawca niezwłocznie dokonuje rozliczenia podróży, czyli nalicza i wypłaca diety oraz zwraca inne koszty podróży. Wynika to z odpowiedniego zastosowania - poprzez odesłanie z art. 300 K.p. - przepisu art. 455 K.c. Wskazuje on, że jeśli termin spełnienia świadczenia nie jest oznaczony ani nie wynika z właściwości zobowiązania, świadczenie powinno być spełnione niezwłocznie po wezwaniu dłużnika do wykonania. W tym kontekście przyjmuje się, że dostarczenie przez pracownika kompletu dokumentów potwierdzających wydatki poczynione w podróży służbowej można kwalifikować jako równoznaczne z wezwaniem pracodawcy do zapłaty.

Wątpliwości, jak należy rozumieć termin niezwłocznie wyjaśnił Sąd Najwyższy w wyrokach z 26 kwietnia 2017 r. (sygn. akt I CSK 408/16) oraz z 13 grudnia 2006 r. (sygn. akt II CSK 293/06), uznając, iż termin "niezwłocznie" oznacza termin realny mający na względzie okoliczności miejsca i czasu, a także regulacje zawarte w art. 354 i 355 K.c. i nie może być utożsamiany z terminem "natychmiast". Wyklucza to możliwość uznania, że poczynając od dnia rozliczenia podróży służbowej przez pracownika lub zleceniobiorcę uprawnionego do diet i zwrotu udokumentowanych kosztów wyjazdów służbowych w oparciu o regulacje wewnętrzne lub postanowienia kontraktu cywilnoprawnego, pracodawca lub zleceniodawca, który nie wypłaca ich natychmiast zaczyna popadać w zwłokę.

Kalkulatory Kalkulatory podróży służbowej dostępne są w serwisie
www.kalkulatory.gofin.pl

Istotne znaczenie mają również przepisy wewnątrzzakładowe - np. postanowienia układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania. 

GIP Zgodnie ze stanowiskiem Komisji Prawnej Głównego Inspektoratu Pracy z 24 października 2013 r. w sprawie dopuszczalności dowolnego kształtowania przez pracodawcę niebędącego państwową lub samorządową jednostką sfery budżetowej wysokości i rodzaju świadczeń (innych niż diety) oraz zasad wypłaty należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą: "(...) wydaje się zasadnym, aby należności z tytułu podróży służbowych były wypłacane bez zbędnej zwłoki, w terminie określonym w aktach prawa wewnętrznego. (...) gdy termin płatności nie zostanie uregulowany przez pracodawcę, można przyjąć, iż strony wiąże wtedy termin określony w art. 455 Kodeksu cywilnego.".

Ważne: Pracodawca, który nie określił w przepisach wewnętrznych terminu wypłaty świadczeń z tytułu podróży służbowych powinien przekazywać te środki pracownikom i zleceniobiorcom bez zbędnej zwłoki - w realnym terminie uwzględniającym okoliczności miejsca i czasu, zasady współżycia społecznego, utrwalone zwyczaje oraz zachowując należytą staranność.

Przykład

Firma transportowa zatrudnia kierowców na podstawie umów o pracę i umów zlecenia. Pracownicy ci i zleceniobiorcy odbywają podróże służbowe. Delegacje są wypłacane po odbyciu podróży służbowej. Firma zamierza wprowadzić system wypłacania delegacji za dany miesiąc, a nie za daną podróż służbową. Taki system jest dopuszczalny, niemniej wymaga uprzedniego wprowadzenia odpowiednich regulacji do wewnętrznych przepisów płacowych (układ zbiorowy pracy lub regulamin wynagradzania), względnie ingerencji w treść zawieranych z kierowcami umów o pracę. Z aktów tych powinno wynikać, że świadczenia z tytułu podróży służbowych są wypłacane raz w miesiącu, np. w terminie wypłaty wynagrodzenia za pracę, po rozliczeniu odbytych przez pracownika podróży.

Jeśli zaś w umowie zlecenia wprowadzono postanowienie, zgodnie z którym delegacje są wypłacane za okresy miesięczne, w tym zakresie zmiana praktyki nie będzie wymagała żadnego dostosowania tych kontraktów.

www.RozliczenieDelegacji.pl - Podróże krajowe:

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.RozliczenieWynagrodzenia.pl » 
Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

Terminarz

październik 2020
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
5
6
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
Rozliczanie wynagrodzeń. Składki ZUS. Zasiłki. Świadczenia. Premie
Kalkulatory podatkowe: odsetkowe, używania pojazdów, wynagrodzeń

GOFIN PODPOWIADA

Kompleksowe opracowania tematyczne

Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc, Gemius S.A.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań w związku z odwiedzaniem niniejszego serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.