Termin rozliczenia się z pracownikiem z tytułu poniesionych przez niego kosztów podróży służbowej

Czy pracodawca może wprowadzić system miesięcznego rozliczania świadczeń z tytułu podróży służbowych kierowców (pracowników i zleceniobiorców), odchodząc od wypłaty diet i ryczałtów bezpośrednio po zakończeniu danej podróży? W jaki sposób należy dostosować do takiej praktyki przepisy wewnątrzzakładowe i kontrakty cywilnoprawne?

Przepisy prawa pracy nie określają precyzyjnie terminu wypłaty diet, ryczałtów i zwrotu innych kosztów podróży służbowej. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), dalej rozporządzenie o podróżach służbowych wskazuje w § 5 ust. 1, że pracownik ma obowiązek dokonać rozliczenia podróży służbowej w terminie 14 dni od jej zakończenia. W tym celu powinien dostarczyć pracodawcy dokumenty takie jak rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki, a w przypadku braku takich dowodów, złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania (§ 5 ust. 2 rozporządzenia o podróżach służbowych). Na podstawie tych dokumentów i informacji pracodawca niezwłocznie dokonuje rozliczenia podróży, czyli nalicza i wypłaca diety oraz zwraca inne koszty podróży. Wynika to z odpowiedniego zastosowania - poprzez odesłanie z art. 300 K.p. - przepisu art. 455 K.c. Wskazuje on, że jeśli termin spełnienia świadczenia nie jest oznaczony ani nie wynika z właściwości zobowiązania, świadczenie powinno być spełnione niezwłocznie po wezwaniu dłużnika do wykonania. W tym kontekście przyjmuje się, że dostarczenie przez pracownika kompletu dokumentów potwierdzających wydatki poczynione w podróży służbowej można kwalifikować jako równoznaczne z wezwaniem pracodawcy do zapłaty.

Wątpliwości, jak należy rozumieć termin niezwłocznie wyjaśnił Sąd Najwyższy w wyrokach z 26 kwietnia 2017 r. (sygn. akt I CSK 408/16) oraz z 13 grudnia 2006 r. (sygn. akt II CSK 293/06), uznając, iż termin "niezwłocznie" oznacza termin realny mający na względzie okoliczności miejsca i czasu, a także regulacje zawarte w art. 354 i 355 K.c. i nie może być utożsamiany z terminem "natychmiast". Wyklucza to możliwość uznania, że poczynając od dnia rozliczenia podróży służbowej przez pracownika lub zleceniobiorcę uprawnionego do diet i zwrotu udokumentowanych kosztów wyjazdów służbowych w oparciu o regulacje wewnętrzne lub postanowienia kontraktu cywilnoprawnego, pracodawca lub zleceniodawca, który nie wypłaca ich natychmiast zaczyna popadać w zwłokę.

Kalkulatory podróży służbowej dostępne są w serwisie
www.kalkulatory.gofin.pl

Istotne znaczenie mają również przepisy wewnątrzzakładowe - np. postanowienia układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania.

GIP Zgodnie ze stanowiskiem Komisji Prawnej Głównego Inspektoratu Pracy z 24 października 2013 r. w sprawie dopuszczalności dowolnego kształtowania przez pracodawcę niebędącego państwową lub samorządową jednostką sfery budżetowej wysokości i rodzaju świadczeń (innych niż diety) oraz zasad wypłaty należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą: "(...) wydaje się zasadnym, aby należności z tytułu podróży służbowych były wypłacane bez zbędnej zwłoki, w terminie określonym w aktach prawa wewnętrznego. (...) gdy termin płatności nie zostanie uregulowany przez pracodawcę, można przyjąć, iż strony wiąże wtedy termin określony w art. 455 Kodeksu cywilnego.".

Ważne: Pracodawca, który nie określił w przepisach wewnętrznych terminu wypłaty świadczeń z tytułu podróży służbowych powinien przekazywać te środki pracownikom i zleceniobiorcom bez zbędnej zwłoki - w realnym terminie uwzględniającym okoliczności miejsca i czasu, zasady współżycia społecznego, utrwalone zwyczaje oraz zachowując należytą staranność.

Przykład

Firma transportowa zatrudnia kierowców na podstawie umów o pracę i umów zlecenia. Pracownicy ci i zleceniobiorcy odbywają podróże służbowe. Delegacje są wypłacane po odbyciu podróży służbowej. Firma zamierza wprowadzić system wypłacania delegacji za dany miesiąc, a nie za daną podróż służbową. Taki system jest dopuszczalny, niemniej wymaga uprzedniego wprowadzenia odpowiednich regulacji do wewnętrznych przepisów płacowych (układ zbiorowy pracy lub regulamin wynagradzania), względnie ingerencji w treść zawieranych z kierowcami umów o pracę. Z aktów tych powinno wynikać, że świadczenia z tytułu podróży służbowych są wypłacane raz w miesiącu, np. w terminie wypłaty wynagrodzenia za pracę, po rozliczeniu odbytych przez pracownika podróży.

Jeśli zaś w umowie zlecenia wprowadzono postanowienie, zgodnie z którym delegacje są wypłacane za okresy miesięczne, w tym zakresie zmiana praktyki nie będzie wymagała żadnego dostosowania tych kontraktów.