rozliczenie delegacji, delegacje krajowe, delegacje zagraniczne, podróże służbowe, diety
lupa
A A A

Gazeta Podatkowa nr 98 (1764) z dnia 7.12.2020

Wydatki związane z użytkowaniem samochodu pracownika w podróży służbowej

Nasz pracownik odbył podróż służbową własnym samochodem osobowym. Pracownik dostarczył nam dokumenty potwierdzające poniesione wydatki związane z przejazdem autostradą oraz parkingiem.


1) Czy opłaty parkingowe i za autostrady powinny być rozliczone w ramach kilometrówki czy też odrębnie, jako inne wydatki delegacyjne?

Wydatki poniesione przez pracownika z tytułu opłat za parkingi i przejazd autostradą powinny być rozliczone jako inne niezbędne wydatki związane z podróżą służbową, tj. poza tzw. kilometrówką.

Zasady przyznawania, rodzaj oraz wysokość należności przysługujących pracownikowi w związku z odbyciem podróży służbowej wynikają z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167). Rozporządzenie to stosowane jest w państwowej i samorządowej sferze budżetowej oraz, na zasadach określonych w art. 775 § 5 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320), w sferze pozabudżetowej.

Jak wynika z § 3 ust. 4 powołanego rozporządzenia, pracownikowi, który odbywa podróż służbową m.in. samochodem niebędącym własnością pracodawcy, przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości tzw. kilometrówki, tj. w kwocie stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę. Stawka ta nie może być wyższa niż określona w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych... (Dz. U. z 2002 r. nr 27, poz. 271 ze zm.). Natomiast z § 4 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej wynika, że pracownikowi, który w czasie podróży służbowej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą (określone lub uznane przez pracodawcę), pracodawca zwraca je w udokumentowanej wysokości. Wydatki te obejmują m.in. opłaty za przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe.

Te dwie grupy wydatków: z tytułu przejazdu (kilometrówka) oraz inne niezbędne wydatki (m.in. opłaty za autostrady i parkingi) są w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej wyraźnie wyodrębnione w osobnych regulacjach. Należy więc je rozliczać oddzielnie, jako niezależne od siebie świadczenia delegacyjne.


Stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu dostępne są w serwisie www.wskazniki.gofin.pl.


2) Czy mamy prawo do odliczenia VAT od tych wydatków?

Czynnemu podatnikowi VAT, co do zasady, przysługuje prawo do odliczenia VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Kwotę podatku naliczonego stanowi zaś suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, a także dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi. Ponadto prawo do odliczenia VAT (w całości lub w części) przysługuje pod warunkiem niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT (Dz. U. z 2020 r. poz. 106 ze zm.).

Tak więc pracodawca generalnie może odliczyć VAT z faktur (wystawionych na pracodawcę)od wydatków poniesionych przez pracownika w czasie odbytej przez niego podróży służbowej, oczywiście gdy ta podróż jest związana z czynnościami opodatkowanymi, a wydatki te nie zostały wymienione w art. 88 ustawy o VAT.

Przy czym należy pamiętać, że w przypadku ponoszenia wydatków związanych z pojazdami samochodowymi, podatnicy mogą generalnie odliczyć 50% kwoty podatku VAT naliczonego z faktury dokumentującej wydatki związane z samochodami, a dopiero w sytuacji, gdy pojazd ten jest wykorzystywany wyłącznie do prowadzenia działalności gospodarczej, podatnik może odliczyć 100% kwoty VAT naliczonego.

W myśl art. 86a ust. 2 ustawy o VAT do wydatków związanych z pojazdami samochodowymi zalicza się wydatki dotyczące m.in. nabycia pojazdów (ich części składowych), nabycia paliw silnikowych, oleju napędowego i gazu, usług naprawy lub konserwacji tych pojazdów, a także innych towarów oraz innych usług związanych z eksploatacją lub używaniem tych pojazdów.

Wśród wydatków związanych z pojazdami samochodowymi ustawodawca nie wymienił literalnie opłat związanych z przejazdami autostradami czy opłat za parkingi, jednak, zgodnie ze stanowiskiem prezentowanym przez organy podatkowe w odniesieniu do tych wydatków obowiązuje również ograniczone prawo do odliczenia VAT do 50%, chyba że pojazd spełnia dodatkowe warunki uprawniające do 100% odliczania VAT.

Naszym zdaniem, te zasady odliczania VAT należy także stosować w przypadku, gdy podróż służbowa, za zgodą pracodawcy, odbywa się prywatnym samochodem osobowym pracownika. Oznacza to, że od opłat parkingowych lub za przejazdy autostradami pracodawca może odliczyć 50% kwoty podatku VAT naliczonego, pod warunkiem, że podróż służbowa pracownika służy czynnościom opodatkowanym pracodawcy, i faktura je dokumentująca jest wystawiona na pracodawcę.

Jak wskazano wcześniej, podatnicy odliczają podatek VAT generalnie z faktury. Za przejazd autostradami podatnicy otrzymują dowody poniesionej opłaty - paragon. Zgodnie z § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r. poz. 1485) za fakturę jest uznawany również dokument za przejazd autostradami, gdy zawiera następujące dane:

  • numer i datę wystawienia,
     
  • imię i nazwisko lub nazwę podatnika (świadczącego usługę),
     
  • NIP podatnika,
     
  • informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
     
  • kwotę podatku,
     
  • kwotę należności ogółem.

Natomiast jeśli paragon za parking będzie można uznać za fakturę uproszczoną (zawierającą NIP firmy), wówczas pracodawca będzie miał prawo do odliczenia 50% kwoty VAT.

W sytuacji, w której pracownik w ramach podróży służbowej odbywanej na polecenie pracodawcy nabywa w jego imieniu i na jego rzecz usługi, w tym konieczny przejazd autostradą oraz usługi parkingowe, to wydatki z tego tytułu są związane z używaniem konkretnego pojazdu samochodowego. Pomimo że wydatki te są kosztem odbywanej przez pracownika podróży służbowej, nie przesądza to jednak o przyznaniu podatnikowi pełnego prawa do odliczenia podatku naliczonego związanego z tymi wydatkami.

Z wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego z dnia 22 lipca 2015 r., sygn. akt III SA/Wa 3507/14 (orzeczenie prawomocne)

www.RozliczenieDelegacji.pl - Podróże krajowe:

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.RozliczenieWynagrodzenia.pl » 
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
Rozliczanie wynagrodzeń. Składki ZUS. Zasiłki. Świadczenia. Premie
Kalkulatory podatkowe: odsetkowe, używania pojazdów, wynagrodzeń
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc, Gemius S.A.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań w związku z odwiedzaniem niniejszego serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.