Rozliczanie podróży służbowych - Dodatek do Gazety Podatkowej nr 86 (710) z dnia 28.10.2010

Czas podróży służbowej

Podróż służbowa obejmuje czas: dojazdu do miejsca wykonywania pracy, świadczenia pracy oraz powrotu do stałego miejsca zatrudnienia lub innego miejsca (np. miejsca zamieszkania pracownika). Zatem czas trwania delegacji to nie tylko czas pobytu w miejscowości, do której pracownik został skierowany, ale również przemieszczania się pracownika środkami transportu w celu dojazdu do wskazanej przez pracodawcę miejscowości i powrotu z niej. Jednak jak wynika z orzeczeń Sądu Najwyższego, czas podróży służbowej, czyli samego przemieszczania się do miejsca delegowania i z powrotem, nie jest czasem pracy, chyba że przypada na godziny wynikające z rozkładu pracy pracownika. W wyroku z dnia 4 lipca 1978 r., sygn. akt I PR 45/78 Sąd Najwyższy orzekł, że podczas podróży służbowej pracownik w zasadzie nie świadczy pracy i nie pozostaje w dyspozycji pracodawcy, chyba że podczas podróży wykonuje pracę (np. kierowca).

Ważne!
Pracownikowi za czas podróży służbowej przypadającej w godzinach, w których miał świadczyć pracę zgodnie z jego rozkładem czasu pracy, przysługuje wynagrodzenie za pracę.

Jeżeli czas podróży służbowej przypada poza godzinami pracy, pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie ani czas wolny od pracy. Także czasu podróży służbowej odbywanej w dniu wolnym od pracy nie zalicza się do czasu pracy, chyba że pracownik nie tylko podróżował, ale również świadczył pracę. Jeżeli po zużyciu na podróż służbową całego swojego "czasu pracy" pracownik wykonuje jeszcze jakąś konkretną pracę, przysługuje mu za tę pracę wynagrodzenie i dodatek za pracę nadliczbową.

Przykład

Pracownik w dniu 15 października 2010 r. rozpoczął pracę zgodnie z harmonogramem o 7⁰⁰, po czym o 10⁰⁰ wyjechał w podróż służbową. Dojazd do miejsca delegowania trwał do 14⁰⁰, a następnie do 19⁰⁰ była wykonywana praca. Powrót do miejsca zamieszkania nastąpił o 23⁰⁰.

Podróż służbowa pracownika trwała od 10⁰⁰ do 23⁰⁰, czyli ogółem 13 godzin, za które przysługuje dieta w pełnej wysokości. Czas pracy wypracowany w dniu 15 października br. stanowi ogółem 12 godzin, w tym 8 godzin przypada na czas wynikający z harmonogramu czasu pracy (od 7⁰⁰ do 15⁰⁰) plus 4 godziny nadliczbowe (od 15⁰⁰ do 19⁰⁰). Pracownik za 12 godzin pracy powinien otrzymać normalne wynagrodzenie oraz za 4 godziny nadliczbowe przekraczające normę dobową 50% dodatek. Za pozostałe 4 godziny spędzone w podróży służbowej (od 19⁰⁰ do 23⁰⁰) nie przysługuje ani wynagrodzenie, ani czas wolny.

Czas przepracowany podczas podróży służbowej należy rozliczyć tak jak w stałym miejscu pracy. Jeśli podczas tej podróży pracownik świadczył pracę nadliczbową, przysługuje mu za nią, oprócz normalnego wynagrodzenia, albo dodatek albo czas wolny od pracy.

Czas przepracowany w podróży służbowej powinien być wykazany w ewidencji również jako zapis liczby godzin pracy. Sama informacja w karcie ewidencyjnej o fakcie odbycia delegacji nie wystarcza, gdyż brak jest danych o liczbie godzin, które należy zaliczyć do czasu pracy. Z tego czasu nie odlicza się okresu samej podróży (przejazdu), jeśli pokrywa się ona z godzinami rozkładowymi czasu pracy danego pracownika.

Przykład

Pracownik, którego rozkład czasu pracy przewiduje świadczenie pracy od 6⁰⁰ do 14⁰⁰, wyjechał w podróż służbową o 7⁰⁰. Dojazd do celu podróży trwał do 8³⁰. Następnie do 14⁰⁰ była wykonywana praca. Podróż powrotna trwała do 15³⁰.

Do czasu pracy należy zaliczyć pracownikowi tylko 8 godzin od 6⁰⁰ do 14⁰⁰. Czas dojazdu poza godzinami rozkładowymi nie jest czasem pracy.

Przykład

Pracownik zatrudniony w systemie podstawowym na stanowisku kierowcy (praca od 5⁰⁰ do 13⁰⁰) został delegowany po odbiór towaru do innej miejscowości. Pracownik wyruszył w podróż o 5⁰⁰, a powrócił tego samego dnia o 17⁰⁰.

W okresie podróży pracownik przez cały czas wykonywał pracę (prowadził pojazd w obie strony, dopełnił formalności związanych z odbiorem, dokonywał załadunku). Cały czas podróży służbowej trwającej 12 godzin (od 5⁰⁰ do 17⁰⁰) podlega zaliczeniu do czasu pracy.