Podróż służbowa w celu odbioru zamówionej maszyny od kontrahenta połączona ze szkoleniem

Spółka zakupiła od firmy z Włoch maszynę. W ramach tego zakupu jej sprzedawca zorganizował we Włoszech szkolenie dla pracowników kupującego, dotyczące jej programowania. Pracodawca pokrył koszt przelotu, a sprzedający koszty pobytu obejmujące przejazdy, noclegi i całodzienne wyżywienie. Czy wyjazd pracowników, którzy w ramach zatrudnienia na rzecz pracodawcy obsługują podobne maszyny należy potraktować jako podróż służbową?

Podróż służbową charakteryzują trzy cechy: polecenie pracodawcy wyjazdu służbowego, opuszczenie stałego miejsca pracy lub siedziby pracodawcy oraz incydentalne zadanie służbowe realizowane w miejscowości docelowej. Przed zakwalifikowaniem jako podróży służbowej zadania wymagającego opuszczenia przez pracownika stałego miejsca pracy należy więc upewnić się, że spełnia ono jednocześnie dwa pozostałe warunki.

Podróż służbowa może odbywać się wyłącznie na polecenie pracodawcy. Przez to nawet ustne porozumienie się stron dotyczące wykonywania zadania w innym miejscu, niż wskazane w umowie miejsce pracy należy traktować jako oddelegowanie, czyli czasową zmianę miejsca świadczenia pracy, która nie uzasadnia przyznania pracownikowi świadczeń na pokrycie zwiększonych kosztów utrzymania w podróży.

Ważne: Aby móc kwalifikować wyjazd jako podróż służbową, obowiązek jego odbycia musi zostać pracownikowi narzucony w drodze polecenia pracodawcy - pisemnego, wydanego w formie druku delegacji, lub choćby ustnego.

Drugim koniecznym elementem podróży służbowej jest opuszczenie stałego miejsca pracy. Nie budzi to wątpliwości w przypadku pracowników, dla których miejsce pracy to konkretny adres. W ich przypadku każdy wyjazd służbowy poza tak określone stałe miejsce pracy może być potencjalnie traktowany jako podróż służbowa. Określenie momentu opuszczenia stałego miejsca pracy przysparza większych trudności, jeśli obejmuje obszar w znaczeniu geograficznym, np. województwo. W takim przypadku podróż rozpoczyna się dopiero po przekroczeniu jego granic administracyjnych. Problem jest mniejszy, gdy pracownik przemieszcza się komunikacją zbiorową - informacje o momencie rozpoczęcia podróży można uzyskać od przewoźnika lub ustalić na podstawie rozkładu jazdy. Podobnie, jeśli korzysta z pojazdu wyposażonego w nadajnik GPS pozwalający na bieżąco śledzić jego pozycję. W pozostałych jednak przypadkach pracodawcy muszą bazować w tym zakresie na oświadczeniach pracowników.

Ostatnim warunkiem pozwalającym traktować wyjazd w kategoriach podróży służbowej jest wykonanie w jego ramach incydentalnego zadania służbowego. Cecha incydentalności wymaga, aby czynności realizowane w ramach podróży służbowej różniły się od pracy wykonywanej przez pracownika na co dzień, w ramach przypisanego do zajmowanego stanowiska zakresu obowiązków. Jako podróży służbowej nie można bowiem traktować wykonywania takiej samej rodzajowo pracy - realizowanej w innym miejscu niż określone w umowie miejsce pracy. Każdy taki przypadek rodzi pytanie, czy nie doszło do czasowej zmiany miejsca świadczenia pracy - również w sposób konkludentny.

Odnosząc powyższe do wyjazdów szkoleniowych można stwierdzić, że przeważnie nie spełniają wszystkich wymienionych cech pozwalających stosować przepisy o podróży służbowej. W typowym przypadku szkolenie finansowane przez pracodawcę odbywa się w ramach podnoszenia kwalifikacji zawodowych - w oparciu o podpisaną przez strony umowę szkoleniową, określającą ich wzajemne prawa i obowiązki. To zaś oznacza, że wyjazd na takie szkolenie nie odbywa się na polecenie pracodawcy, lecz na podstawie ustaleń stron - po uzyskaniu zgody zainteresowanego pracownika. Kontrowersje budzi również możliwość zakwalifikowania szkolenia organizowanego w formach pozaszkolnych jako realizacji incydentalnego zadania służbowego. Cel takiego wyjazdu jest inny, niż w przypadku typowej podróży służbowej, gdyż jest nim zdobycie bądź uzupełnienie wiedzy i umiejętności pracownika, a nie realizacja zadania służbowego.

Nie oznacza to jednak, iż fakt szkolenia pracowników przy okazji wyjazdu poleconego przez pracodawcę wyklucza możliwość kwalifikowania tego zadania jako podróży służbowej. Czas szkoleń praktycznych, w ramach których elementy wykonywania pracy przeważają nad częścią teoretyczną powinien być wliczany do czasu pracy (por. wyrok SN z 25 stycznia 2005 r., sygn. akt I PK 144/04, OSNP 2005/17/265). Jeśli takie szkolenie wymaga od pracownika opuszczenia stałego miejsca pracy, a ponadto różni się w istotnych aspektach od codziennej pracy, np. poza szkoleniem pracownik w ramach tego wyjazdu podejmuje również inne polecone aktywności na rzecz pracodawcy, można uznać, że wyjazd obejmował realizację incydentalnego zadania służbowego.

Przykład

Przyjmujemy założenia z pytania. W ramach wyjazdu pracownicy mieli do wykonania incydentalne zadania - testy sprawności maszyny, przyswojenie zasad jej programowania i odbiór zamówienia w imieniu pracodawcy. Do wykonania tego zadania potrzebna była praktyczna wiedza i doświadczenie w obsłudze podobnych technologii. Wszystko to przemawia za możliwością rozliczenia wyjazdu, jako podróży służbowej.

Pracownicy nie ponieśli kosztów przelotu, zakwaterowania, wyżywienia i przejazdów, więc nie nabędą prawa do ich zwrotu. Wobec zapewnienia całodziennego, bezpłatnego wyżywienia składającego się z 3 posiłków, pracodawca ma podstawy do ograniczenia wysokości diety do poziomu 25% świadczenia za dobę podróży zagranicznej.

Wysokości diet za dobę podróży zagranicznej podajemy w serwisie www.wskazniki.gofin.pl.

Za każdą pełną dobę podróży pracownicy mają roszczenie o 12 euro diety, chyba że pracodawca ustalił inną wysokość świadczeń z tytułu podróży służbowych w wewnętrznych przepisach płacowych (np. regulaminie wynagradzania).

Za dobę niepełną, trwającą do 8 godzin pracownik będzie miał prawo do 25% z 1/3 diety (4 euro), a jeśli podróż obejmuje od 8 do 12 godzin do 25% z 50% diety (6 euro).

Zwracamy uwagę! Przed podróżą zagraniczną i po jej zakończeniu występuje przeważnie odcinek podróży krajowej, z nielicznymi wyjątkami (np. pracownicy zatrudnieni w miejscowości przygranicznej lub odbywający podróż z lotniska w miejscowości zatrudnienia). W pozostałych przypadkach odcinek podróży krajowej obejmuje czas przejazdu od miejsca pracy do ostatniego polskiego lotniska w drodze za granicę oraz czas od pierwszego lądowania samolotu w drodze powrotnej na polskim lotnisku, do momentu zakończenia podróży w miejscu pracy, lub za zgodą pracodawcy w miejscowości zamieszkania pracownika. Jeśli taki odcinek podróży krajowej obejmuje mniej niż 8 godzin, nie rodzi prawa do diety.