rozliczenie delegacji, delegacje krajowe, delegacje zagraniczne, podróże służbowe, diety
lupa
Uwaga: Do 30 września 2022 r. - pracodawcy przekazują drugą ratę odpisów na rachunek bankowy ZFŚS. Uwaga: Do 30 września 2022 r. - czas na udzielenie zaległości urlopowych. Do 30 września 2022 r. należy zatwierdzić sprawozdanie finansowe za 2021 r. (czytaj więcej)
A A A

Gazeta Podatkowa nr 18 (1893) z dnia 3.03.2022

Zagraniczna podróż pracownika w rozliczeniach firmowych

W wielu firmach współpraca z zagranicznymi kontrahentami jest codzienną praktyką. Trwająca pandemia wymusiła czasową rezygnację z kontaktów bezpośrednich pomiędzy ich przedstawicielami. Na horyzoncie widać już jednak szansę powrotu do normalności, której przejawem jest odbywanie przez pracowników zagranicznych podróży służbowych. Wydatki z nimi związane zasadniczo spełniają definicję kosztu podatkowego.

Koszty limitowane kilometrówką

Nie wszystkie wydatki ponoszone w związku z zagranicznymi podróżami służbowymi pracowników obciążają koszty pracodawcy w pełnej wysokości. Tymi, które ustawodawca postanowił ograniczyć limitowaniem, są koszty używania prywatnych samochodów pracowników. Jak wynika z art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a) ustawy o pdof (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.) i art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) ustawy o pdop (Dz. U. z 2021 r. poz. 1800 ze zm.), wyłączone są one z kosztów w części, która przekracza kwotę tzw. kilometrówki, czyli iloczynu przejechanych w podróży służbowej kilometrów oraz stawki za 1 km przebiegu. Ponadto obciążają one koszty podatkowe u pracodawcy, pod warunkiem że pracownik prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu.

W ramach tego limitu w kosztach pracodawcy rozliczane są nie tylko wydatki na zakup paliwa, ale również materiałów eksploatacyjnych, ubezpieczeń komunikacyjnych (OC i AC pojazdu), drobnych napraw i części zamiennych oraz przeglądów technicznych. Należy w nim także rozliczać opłaty za autostrady i parkingi ponoszone w takiej podróży. W opinii fiskusa są to wydatki związane z używaniem prywatnego samochodu pracownika, co uniemożliwia ujmowanie ich w kosztach w pełnej wysokości.

Sposób przeliczania

Koszty poniesione w walutach obcych zasadniczo przelicza się na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień ich poniesienia. W praktyce jest nim zazwyczaj średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury, rachunku lub innego dowodu.

Kurs, według którego należy przeliczyć koszty pracownika w podróży służbowej, uzależniony jest od tego, czy pracodawca zapewnia mu określone świadczenia (noclegi, wyżywienie itp.), czy dokonuje zwrotu poniesionych wydatków.

Jeżeli wszystkie świadczenia w zagranicznej podróży służbowej zapewnia pracownikowi pracodawca, a wydatki z nimi związane dokumentują faktury wystawione na pracodawcę - wydatki te powinny być rozliczane w kosztach na podstawie faktur przeliczonych na złote według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury. Z kolei, jeśli pracodawca dokonuje zwrotu wydatków poniesionych przez pracownika na podstawie dokumentów wystawionych na pracownika, to koszty nimi udokumentowane przelicza według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji. Według tego kursu powinny być także wycenione wydatki nieudokumentowane (diety, ryczałty) oraz udokumentowane dowodami niezawierającymi danych nabywcy (np. paragonami, biletami).

Natomiast gdy pracownik upoważniony został przez pracodawcę do nabywania usług w jego imieniu i faktury dokumentujące wydatki są wystawione na pracodawcę, wówczas nie powinny być one dołączane do dokumentu rozliczenia delegacji. Tu kursem właściwym do przeliczenia kosztów nimi udokumentowanych jest, jak już wspomniano, kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury (przykład).

Zaliczka na podróż

Omówione reguły przeliczania na złote wydatków z tytułu zagranicznych podróży służbowych pracowników poniesionych w walucie obcej odnoszą się wyłącznie do kwestii ustalania kosztów pracodawcy. Natomiast przy przeliczeniach na potrzeby rozliczenia zaliczki wypłaconej pracownikowi na poczet wydatków w zagranicznej podróży obowiązują inne zasady.

Pracodawca na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju generalnie powinien pracownikowi wypłacić zaliczkę w walucie obcej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji kosztów. Tak wynika z § 20 ust. 1 rozporządzenia MPiPS w sprawie należności przysługujących pracownikowi... (Dz. U. z 2013 r. poz. 167). Jeżeli jednak uzyska zgodę pracownika, to może ją wypłacić w walucie polskiej, w wysokości będącej równowartością przysługującej mu zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez NBP z dnia wypłaty zaliczki (§ 20 ust. 2 rozporządzenia). Kurs ten służy jednak wyłącznie do rozliczeń między pracownikiem a pracodawcą.

Rozliczenia kosztów podróży zagranicznej dokonuje się w walucie: otrzymanej zaliczki, wymienialnej albo polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

Moment wygenerowania kosztu

Ponieważ należności z tytułu pracowniczych delegacji są zaliczane do przychodów ze stosunku pracy, to związanymi z nimi wydatkami obciąża się koszty podatkowe na zasadach dotyczących wynagrodzeń pracowniczych.

Warto przypomnieć, że terminowo wypłacanymi wynagrodzeniami pracodawcy obciążają koszty podatkowe w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że pracodawca ich wypłaty lub postawienia do dyspozycji pracownika dokonuje w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony.

W odniesieniu do należności wypłacanych przez pracodawcę z tytułu podróży służbowej przyjmuje się, że miesiącem, za który świadczenia z tego tytułu są należne, jest miesiąc, w którym pracownik dokonał rozliczenia związanych z nią kosztów (przepisowo ma na to 14 dni od dnia zakończenia podróży). Pracodawca ujmuje je zatem w kosztach podatkowych w miesiącu, w którym pracownik dokonał ich rozliczenia, pod warunkiem że zostaną wypłacone w ustawowym terminie. Jeśli jednak wypłacone zostaną z opóźnieniem, wówczas będą stanowiły koszty podatkowe w miesiącu, w którym zostaną wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika.

Przykład

Pracownik odbył zagraniczną podróż służbową. Po jej zakończeniu 4 lutego 2022 r. dokonał rozliczenia następujących kosztów:

- diety w wysokości 150 euro,
- opłaty za przejazd autostradami udokumentowane paragonami w kwocie 72 euro,
- wydatki z tytułu parkowania w strefie płatnego parkowania udokumentowane biletami parkingowymi w kwocie 22 euro.

Do przeliczenia tych kosztów na złote pracodawca zastosował kurs średni NBP z 3 lutego 2022 r., tj. z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji, który wynosił 4,5439 zł/euro.

Koszty podatkowe pracodawcy z tytułu wymienionych wydatków wyniosły 1.108,71 zł, tj. (150 euro + 72 euro + 22 euro) × 4,5439 zł/euro.

Pracownik przedłożył też faktury wystawione na pracodawcę za:

- zakup paliwa do służbowego samochodu na kwotę 140 euro,
- noclegi w hotelu na kwotę 254 euro.

Faktura za zakup paliwa została wystawiona 31 stycznia 2022 r., a za nocleg 2 lutego 2022 r.

Przeliczenia na złote kosztów paliwa pracodawca dokonał po kursie średnim NBP z 28 stycznia 2022 r., a kosztów noclegu po kursie średnim NBP z 1 lutego 2022 r.

Koszty podatkowe z tytułu zakupu paliwa i usług hotelowych wyniosły łącznie 1.803,59 zł, tj. (140 euro × 4,5697 zł/euro) + (254 euro × 4,5820 zł/euro).

www.RozliczenieDelegacji.pl - Podróże zagraniczne:

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.RozliczenieWynagrodzenia.pl » 
Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

Terminarz

wrzesień 2022
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
5
6
8
9
10
11
13
14
16
17
18
19
21
22
23
24
25
27
28
29
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
Rozliczanie wynagrodzeń. Składki ZUS. Zasiłki. Świadczenia. Premie
Kalkulatory podatkowe: odsetkowe, używania pojazdów, wynagrodzeń
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.