rozliczenie delegacji, delegacje krajowe, delegacje zagraniczne, podróże służbowe, diety
lupa
A A A

Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 7 (487) z dnia 1.04.2019

Rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej

Jaki kurs zastosować do wypłaty pracownikowi zaliczki w euro z kasy walutowej na poczet podróży zagranicznej - kurs historyczny (po jakim euro wpłynęło do kasy z banku), czy średni NBP z dnia poprzedzającego dzień wypłaty zaliczki? Jak wycenić koszty podróży oraz zwrot do kasy niewykorzystanej części zaliczki?

1. Zasady odbywania i rozliczania podróży służbowych pracowników

Zasady odbywania i rozliczania podróży służbowych pracowników wynikają z Kodeksu pracy oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), dalej zwanego rozporządzeniem w sprawie podróży służbowej.

Jak stanowi art. 775 § 1 K.p., pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi w sferze budżetowej obligatoryjnie określa rozporządzenie w sprawie podróży służbowej. U pracodawcy spoza sfery budżetowej wynikają one z układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania albo z umowy o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. W przypadku gdy u pracodawcy pozabudżetowego układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawierają odpowiednich zapisów w sprawie warunków wypłacania należności z tytułu podróży służbowej, stosowane są wprost przepisy rozporządzenia w sprawie podróży służbowej.

Stosownie do § 20 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych, pracownik odbywający zagraniczną podróż służbową otrzymuje zaliczkę:

  • w walucie obcej na niezbędne koszty tej podróży, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów, lub
     
  • w złotówkach (za zgodą pracownika), w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu NBP z dnia wypłaty zaliczki.

Po zakończeniu podróży służbowej następuje rozliczenie jej kosztów w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

Jeżeli zatem pracownik dokona rozliczenia zaliczki w walucie innej niż otrzymana w dniu wyjazdu (np. w walucie wymienialnej lub złotówkach), to do rozliczenia kosztów konieczne będzie zastosowanie kursu obowiązującego w dniu wypłaty zaliczki.

Kurs zastosowany według rozporządzenia w sprawie podróży służbowych do ustalenia równowartości zaliczki w walucie polskiej i jej rozliczenia służy tylko do rozliczeń między pracownikiem a pracodawcą. Nie ma on zastosowania do rozliczenia i ujęcia kosztów podróży służbowej dla celów bilansowych i podatkowych, gdyż pozostaje w sprzeczności z przepisami obowiązującymi w prawie bilansowym i podatkowym.

Co ważne, w świetle § 5 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej, pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki - wymóg ten nie dotyczy diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, to pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.

2. Wycena kosztów zagranicznej podróży służbowej według prawa bilansowego i podatkowego

Wypłata zaliczki w walucie obcej

W świetle przepisów art. 30 ust. 2 ustawy o rachunkowości, wypłatę zaliczki w walucie obcej można dla celów bilansowych wycenić po kursie:

1) faktycznie zastosowanym w tym dniu, wynikającym z charakteru operacji - w przypadku kupna walut w banku lub kantorze (w sytuacji gdy jednostka nie posiada własnego rachunku walutowego/kasy walutowej),

2) średnim ogłoszonym dla danej waluty przez NBP z dnia poprzedzającego dzień wypłaty zaliczki - w przypadku gdy nie jest zasadne zastosowanie kursu faktycznego (jednostka posiada własny rachunek walutowy, z którego pobiera walutę na wypłatę zaliczki).

W sytuacji gdy jednostka posiada rachunek walutowy i kasę walutową, zaliczkę wypłaconą pracownikowi z banku lub kasy walutowej wycenia po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wypłaty. W takim przypadku mogą powstać różnice kursowe od własnych środków pieniężnych (zaliczane odpowiednio do przychodów lub kosztów finansowych). Ustala się je jednak tylko od kwoty poniesionych kosztów, a zwrot niewykorzystanej części wycenia się po kursie, po jakim wyceniono jej wypłatę.

Do wyceny rozchodu waluty obcej z rachunku walutowego jednostki ustawa o rachunkowości dopuszcza również stosowanie kursu historycznego (por. art. 35 ust. 8 w zw. z art. 34 ust. 4 pkt 1-3 tej ustawy). Jest to kurs, po jakim wyceniono wpływ waluty na rachunek. Kolejność rozchodu waluty ustala się wówczas według jednej z trzech metod (FIFO - "pierwsze przyszło - pierwsze wyszło", LIFO - "ostatnie przyszło - pierwsze wyszło", kursów średnioważonych), przyjętej w danym roku obrotowym przez jednostkę. Zastosowanie kursu historycznego powoduje, że na rachunku walutowym nie powstają różnice kursowe od własnych środków pieniężnych.

Inaczej sytuacja będzie się przedstawiała, jeżeli rozliczenie z pracownikiem pobranej w walucie obcej zaliczki nastąpi w złotówkach i jednostka zastosuje przepisy rozporządzenia w sprawie podróży służbowej. Kwota zwracana pracownikowi lub przez niego wpłacana do kasy w złotówkach będzie wówczas przeliczana po kursie średnim NBP określonym w dniu wypłaty zaliczki (tj. po kursie wskazanym w rozporządzeniu). Tak ustalona kwota zostanie ujęta w księgach rachunkowych. W wyniku takiej wyceny na rozrachunkach z pracownikami powstaną różnice. Nie będą to typowe różnice kursowe. Przy czym ich wartość odnosi się także na konto kosztów lub przychodów finansowych, jako różnice z rozliczenia zaliczki.

Koszty zagranicznej podróży służbowej

Zgodnie z generalną zasadą określoną w art. 15 ust. 1 updop oraz art. 11a ust. 2 updof, koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Dzień poniesienia kosztu został zdefiniowany w art. 15 ust. 4e updop oraz art. 22 ust. 5d updof, zgodnie z którym za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodu, z zastrzeżeniem art. 15 ust. 4a i 4f-4h updop oraz art. 22 ust. 5e, 6ba, 6bb i 7b updof, uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Z kolei dla celów bilansowych operacje gospodarcze wyrażone w walutach obcych przelicza się na złotówki - stosownie do art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości - po kursie średnim ogłoszonym dla danej waluty przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień operacji gospodarczej (np. dzień poniesienia kosztu).

MFDo niedawna powszechnie przyjmowano, że - zarówno dla celów księgowych, jak i podatkowych - za dzień poniesienia kosztu podróży służbowej należy przyjmować dzień rozliczenia delegacji (datę złożenia przez pracownika rozliczenia kosztów podróży), bez względu na to, czy koszty te zostały udokumentowane fakturami, paragonami, czy obliczone ryczałtowo. Organy podatkowe zaczęły jednak wyrażać odmienny pogląd. Wobec tego nasze Wydawnictwo zwróciło się do Ministerstwa Finansów o zajęcie w tej kwestii stanowiska. Z wyjaśnień Ministerstwa Finansów z 16 sierpnia 2017 r. oraz 1 września 2017 r. wynika, że:

  • w sytuacji gdy pracodawca zapewnia wszelkie świadczenia związane z podróżą służbową pracownika i faktury dokumentujące poniesienie wydatków wystawione są na pracodawcę - wydatki związane z delegacją powinny być ujmowane w kosztach uzyskania przychodów na podstawie faktur, a wartości z nich wynikające przeliczane według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury,
     
  • w przypadku gdy pracodawca nie zapewnia świadczeń związanych z podróżą służbową, lecz dokonuje zwrotu wydatków poniesionych przez pracownika na podstawie przedłożonych dokumentów wystawionych na pracownika - wydatki związane z delegacją powinny być ujmowane w kosztach na podstawie rozliczenia delegacji, a właściwym kursem do przeliczenia ww. kosztów jest kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji; według wymienionego kursu powinny być także przeliczane wydatki nieudokumentowane (diety, ryczałty),
     
  • wydatki ponoszone przez pracowników w trakcie podróży służbowych, udokumentowane dowodami niezawierającymi danych nabywcy (jak np. paragonami za przejazdy autostradami, taksówkami), powinny zostać dołączone do dokumentu rozliczenia delegacji oraz przeliczone według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień jej rozliczenia.

3. Ujęcie w księgach rachunkowych kosztów podróży służbowej pracownika

Dla celów bilansowych koszty poniesione w ramach podróży służbowej pracownika zalicza się do kosztów działalności operacyjnej i ujmuje - zgodnie z zasadą memoriału, w księgach rachunkowych okresu, którego dotyczą, niezależnie od terminu ich zapłaty. Odnosi się je na konto kosztów rodzajowych (np. na konto 40-6 "Koszty podróży służbowych") lub na odpowiednie konto zespołu 5, zgodnie z przyjętą przez jednostkę polityką (zasadami) rachunkowości. Jedynie w sytuacji, gdy podróż służbowa związana jest bezpośrednio z nabyciem lub wytworzeniem środka trwałego (bądź nabyciem wartości niematerialnej i prawnej), koszty tej podróży zwiększają wartość początkową tego składnika majątku.

Rozliczenie poniesionych kosztów podróży służbowych następuje w korespondencji z kontem 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami". Po stronie Wn tego konta ujmuje się m.in. wypłacone pracownikom zaliczki do rozliczenia, a po stronie Ma - uznanie pracownika z tytułu rozliczenia pobranej zaliczki i zwrot niewydatkowanych zaliczek (kwot).

Przykład

Koszty podróży służbowej były wyższe od kwoty zaliczki

I. Założenia:

  1. Pracownik spółki z o.o. odbył podróż służbową do Niemiec. 12 lutego 2019 r. wypłacono mu z kasy walutowej zaliczkę: 700 EUR (kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień jej wypłaty wynosił np.: 4,25 zł/EUR).
     
  2. Po powrocie, tj. 15 lutego 2019 r., pracownik przedstawił fakturę za hotel wystawioną 14 lutego 2019 r., w wysokości: 650 EUR. Koszt ten przeliczono na złote po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury, który wynosił np.: 4,30 zł/EUR.
     
  3. W rozliczeniu kosztów podróży pracownik wykazał diety za 2 doby w wysokości: 147 EUR. Koszt ten przeliczono na złote po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia kosztów podróży, który wynosił np.: 4,31 zł/EUR.
     
  4. Tego samego dnia (15 lutego 2019 r.) z kasy walutowej spółki pracownikowi wypłacono: 97 EUR, tytułem zwrotu poniesionych kosztów podróży. Wycena zwrotu kosztów nastąpiła po średnim kursie NBP z dnia poprzedzającego dzień wypłaty, który wynosił np.: 4,31 zł/EUR.
     
  5. Spółka rozlicza koszty działalności operacyjnej wyłącznie na kontach zespołu 4 oraz nie stosuje konta 30 "Rozliczenie zakupu".
     
  6. W przykładzie pominięto różnice kursowe od własnych środków pieniężnych.

II. Ustalenie kosztów podatkowych i bilansowych z tytułu podróży służbowej:

Tytuł kosztu Kwota w euro Kurs euro Kwota w złotych
Koszty noclegu 650 4,30 zł/EUR 2.795,00
Diety 147 4,31 zł/EUR 633,57

III. Ustalenie różnic kursowych:

Różnica kursowa Kwota różnicy kursowej
Z tytułu kosztów noclegu pokrytych zaliczką 650 EUR × (4,30 zł/EUR - 4,25 zł/EUR) = 32,50 zł dodatnia różnica kursowa
Z tytułu diety w części pokrytej zaliczką 50 EUR (4,31 zł/EUR - 4,25 zł/EUR) = 3 zł dodatnia różnica kursowa

Od części diety w kwocie: 97 EUR różnice kursowe nie powstaną, bo zwrot tych kosztów nastąpił w tym samym dniu, co przedstawienie dokumentu przez pracownika (ten sam kurs przyjęto do wyceny kosztu poniesionego i zapłaconego).

IV. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. KW - rozchód waluty obcej z kasy walutowej, w związku z wypłatą zaliczki na zagraniczną podróż służbową pracownika 700 EUR × 4,25 zł/EUR =  2.975,00 zł 23-4 10-1
2. Rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej pracownika:      
   a) FZ - usługa noclegowa: 650 EUR × 4,30 zł/EUR =  2.795,00 zł 40-6 23-4
   b) kwota przysługującej diety zgodnie z rozliczeniem delegacji:
        147 EUR × 4,31 zł/EUR = 
633,57 zł 40-6 23-4
3. KW - zwrot pracownikowi kosztów delegacji niepokrytych zaliczką:
97 EUR × 4,31 zł/EUR = 
418,07 zł 23-4 10-1
4. PK - zaksięgowanie różnicy kursowej:      
   a) z tytułu kosztów noclegu pokrytych zaliczką:
        650 EUR × (4,30 zł/EUR - 4,25 zł/EUR) = 
32,50 zł 23-4 75-0
   b) z tytułu diety w części pokrytej zaliczką:
        50 EUR × (4,31 zł/EUR - 4,25 zł/EUR) = 
3,00 zł 23-4 75-0

V. Księgowania:

Koszty podróży służbowej były wyższe od kwoty zaliczki

Przykład

Koszty podróży służbowej były niższe niż kwota zaliczki

I. Założenia:

Na podstawie danych z poprzedniego przykładu, przy założeniu, że pracownikowi wypłacono zaliczkę w kwocie: 1.000 EUR.

II. Ustalenie kosztów podatkowych i bilansowych z tytułu podróży służbowej:

Tytuł kosztu Kwota w euro Kurs euro Kwota w złotych
Koszty noclegu 650 4,30 zł/EUR 2.795,00
Diety 147 4,31 zł/EUR 633,57

III. Ustalenie różnic kursowych:

Różnica kursowa Kwota różnicy kursowej
Z tytułu kosztów noclegu pokrytych zaliczką 650 EUR × (4,30 zł/EUR - 4,25 zł/EUR) = 32,50 zł
dodatnia różnica kursowa
Z tytułu diety pokrytej zaliczką 147 EUR (4,31 zł/EUR - 4,25 zł/EUR) = 8,82 zł
dodatnia różnica kursowa

Pracownik zwrócił do kasy niewykorzystaną część zaliczki w kwocie: 1.000 EUR - 797 EUR = 203 EUR; zwrot ten został przeliczony po kursie, po jakim wyceniono wypłatę zaliczki, czyli: 4,25 zł/EUR.

IV. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. KW - rozchód waluty obcej z kasy walutowej, w związku z wypłatą zaliczki na zagraniczną podróż służbową pracownika 1.000 EUR × 4,25 zł/EUR: 4.250,00 zł 23-4 10-1
2. Rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej pracownika:      
   a) FZ - usługa noclegowa: 650 EUR × 4,30 zł/EUR =  2.795,00 zł 40-6 23-4
   b) kwota przysługującej diety zgodnie z rozliczeniem delegacji:
        147 EUR × 4,31 zł/EUR = 
633,57 zł 40-6 23-4
3. KP - zwrot niewykorzystanej części zaliczki: 203 EUR × 4,25 zł/EUR =  862,75 zł 10-1 23-4
4. PK - zaksięgowanie różnicy kursowej:      
   a) z tytułu kosztów noclegu pokrytych zaliczką:
        650 EUR × (4,30 zł/EUR - 4,25 zł/EUR) = 
32,50 zł 23-4 75-0
   b) z tytułu diety pokrytej zaliczką: 147 EUR × (4,31 zł/EUR - 4,25 zł/EUR) =  8,82 zł 23-4 75-0

V. Księgowania:

Koszty podróży służbowej były niższe niż kwota zaliczki

www.RozliczenieDelegacji.pl - Podróże zagraniczne:

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.RozliczenieWynagrodzenia.pl » 
Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

Terminarz

grudzień 2019
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
5
6
7
8
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
21
22
23
24
25
26
27
28
29
31
ASYSTENT GOFIN - Darmowa aplikacja dla Księgowych
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
Rozliczanie wynagrodzeń. Składki ZUS. Zasiłki. Świadczenia. Premie
Kalkulatory podatkowe: odsetkowe, używania pojazdów, wynagrodzeń

GOFIN PODPOWIADA

Kompleksowe opracowania tematyczne

PRZEPISY PRAWNE

Ustawy, rozporządzenia - teksty ujednolicone

Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia personalizowanych reklam.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania behawioralnego reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam jest partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. (SDO). Odbiorcą informacji z plików cookies są Netsprint S.A., Google LLC oraz spółki zlecające SDO realizację kampanii reklamowej, a także podmioty badające i zliczające tę kampanię. Dane te mogą ponadto zostać udostępnione na rzecz partnerów handlowych SDO.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora w serwisie internetowym.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań, partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. musi mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.