rozliczenie delegacji, delegacje krajowe, delegacje zagraniczne, podróże służbowe, diety
lupa
A A A

Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 11 (491) z dnia 1.06.2019

Wypłata zaliczki w polskich złotych na poczet podróży zagranicznej i jej rozliczenie

Pracownik naszej spółki odbył zagraniczną podróż służbową. Na pokrycie kosztów tej podróży wypłaciliśmy mu zaliczkę w złotówkach. Do rozliczania kosztów podróży stosujemy przepisy rozporządzenia w sprawie podróży służbowych. Jak zaksięgować koszty podróży oraz rozliczenie z pracownikiem?

1. Warunki wypłacania należności z tytułu zagranicznych podróży służbowych

W świetle art. 775 § 1 K.p., pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi w sferze budżetowej określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), dalej zwane dalej rozporządzeniem w sprawie podróży służbowych. U pracodawcy spoza sfery budżetowej wynikają one z układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania albo z umowy o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. W przypadku gdy u pracodawcy spoza sfery budżetowej układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawierają odpowiednich zapisów w sprawie warunków wypłacania należności z tytułu podróży służbowej, stosowane są wprost przepisy rozporządzenia w sprawie podróży służbowych.

Pracownik odbywający zagraniczną podróż służbową otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty tej podróży, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów, lub w złotówkach (za zgodą pracownika), w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu NBP z dnia wypłaty zaliczki (por. § 20 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych). Po zakończeniu podróży służbowej następuje rozliczenie jej kosztów w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia. Co istotne, kurs zastosowany do ustalenia równowartości zaliczki w walucie polskiej i jej rozliczenia nie ma zastosowania do rozliczenia i ujęcia kosztów podróży służbowej dla celów bilansowych i podatkowych. Służy on jedynie do rozliczenia się z pracownikiem z kosztów podróży służbowej.

Przykład

Pracownik otrzymał polecenie wyjazdu służbowego do Niemiec. Wyraził on zgodę na wypłatę zaliczki w walucie polskiej. Z wstępnej kalkulacji wynika, iż niezbędne koszty podróży wyniosą: 1.000 EUR. W dniu wypłaty zaliczki średni kurs NBP wynosił: 4,30 zł/EUR. Pracownik otrzymał zatem zaliczkę w kwocie: 4.300 zł. Po powrocie pracownik przedstawił rozliczenie podróży służbowej. Koszty ogółem wyniosły: 800 EUR. Do rozliczenia kosztów pracodawca zastosował kurs średni z dnia wypłaty zaliczki: 800 EUR × 4,30 zł/EUR = 3.440 zł. Zatem pracownik zwróci do kasy kwotę: 4.300 zł - 3.440 zł = 860 zł.

2. Bilansowe i podatkowe zasady wyceny operacji wyrażonych w walutach obcych

Zgodnie z generalną zasadą określoną w art. 15 ust. 1 updop oraz art. 11a ust. 2 updof, koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Dzień poniesienia kosztu został zdefiniowany w art. 15 ust. 4e updop oraz art. 22 ust. 5d updof, zgodnie z którym za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodu, z zastrzeżeniem art. 15 ust. 4a i 4f-4h updop oraz art. 22 ust. 5e, 6ba, 6bb i 7b updof, uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Dla celów bilansowych wyrażone w walutach obcych operacje gospodarcze przelicza się na walutę polską - stosownie do art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości - po kursie średnim ogłoszonym dla danej waluty przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień przeprowadzenia operacji gospodarczej (np. dzień poniesienia kosztu).

Zarówno dla celów księgowych, jak i podatkowych, jeżeli pracodawca zapewnia wszelkie świadczenia związane z podróżą służbową pracownika, a faktury dokumentujące poniesienie wydatków wystawione są na pracodawcę, to wydatki związane z delegacją odnosi się w ciężar kosztów na podstawie faktur, a wartości z nich wynikające przelicza się według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury. Z kolei, gdy pracodawca nie zapewnia świadczeń związanych z podróżą służbową, lecz dokonuje zwrotu wydatków poniesionych przez pracownika na podstawie przedłożonych dokumentów wystawionych na pracownika - wydatki związane z delegacją odnosi się w ciężar w kosztach na podstawie rozliczenia delegacji. W takim przypadku właściwym kursem do przeliczenia ww. kosztów jest kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji. Według tego kursu powinny być także przeliczane wydatki nieudokumentowane (diety, ryczałty). Natomiast wydatki ponoszone przez pracowników w trakcie podróży służbowych, udokumentowane dowodami niezawierającymi danych nabywcy (jak np. paragonami za przejazdy autostradami, taksówkami), dołącza się do dokumentu rozliczenia delegacji oraz przelicza się według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień jej rozliczenia.

W jednostce stosującej do rozliczenia kosztów zagranicznej podróży służbowej przepisy rozporządzenia w sprawie podróży służbowej, w celu rozliczenia się pracownika z zaliczki (wypłaconej w złotówkach) poniesione koszty przelicza się po kursie średnim NBP określonym w dniu wypłaty zaliczki (tj. po kursie wskazanym w rozporządzeniu). Ustalona kwota do zwrotu (lub wypłaty) zostanie ujęta w księgach rachunkowych. W wyniku takiej wyceny na rozrachunkach z pracownikiem powstaną różnice. Nie będą to typowe różnice kursowe. Przy czym ich wartość odnosi się na konto kosztów lub przychodów finansowych, jako różnice z rozliczenia zaliczki.

3. Ewidencja kosztów podróży służbowej w księgach rachunkowych

Koszty podróży służbowych zalicza się do kosztów działalności operacyjnej i ujmuje w księgach rachunkowych na koncie 40 "Koszty według rodzajów" lub na odpowiednim koncie zespołu 5. Rozliczenie poniesionych kosztów podróży służbowych następuje w korespondencji z kontem 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami".

Należy zauważyć, iż jednostki nie mają ustawowego obowiązku wyodrębniania w księgach rachunkowych kosztów podróży służbowych. Koszty te nie są bowiem wymienione w załączniku nr 1, 4 i 5 do ustawy o rachunkowości w ramach kosztów działalności operacyjnej. Jeżeli mają one jednak istotne znaczenie dla jednostki, to może ona np. przyjąć w polityce rachunkowości, że koszty podróży służbowych będzie ujmowała na koncie analitycznym do konta 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Koszty podróży służbowych) lub na wyodrębnionym koncie syntetycznym w ramach zespołu 4, np. 40-8 "Koszty podróży służbowych".

Ewidencja księgowa kosztów podróży służbowych

1. Przedstawione przez pracownika do rozliczenia "Polecenie wyjazdu służbowego" lub "Rozliczenie kosztów podróży służbowej" oraz faktury i rachunki dokumentujące poniesione wydatki:
      - Wn konto 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" lub konto zespołu 5
         (w analityce: Koszty podróży służbowych),
      - Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami".
2. Rozliczenie zobowiązania wobec pracownika z tytułu podróży służbowej z uwzględnieniem pobranych przez niego zaliczek:
      - Wn/Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami",
      - Ma/Wn konto 10 "Kasa" lub 13-0 "Rachunek bieżący".

Przykład

I. Założenia:

  1. Pracownik 12 marca 2019 r. otrzymał polecenie wyjazdu służbowego do Niemiec. Wyraził on zgodę na zaliczkę w walucie polskiej. Z wstępnej kalkulacji wynikało, iż koszty podróży wyniosą: 900 EUR. W dniu wypłaty zaliczki średni kurs NBP wynosił przykładowo: 4,20 zł/EUR. Zatem pracownik otrzymał zaliczkę w kwocie: 3.780 zł.
     
  2. Po powrocie, tj. 15 marca 2019 r., pracownik przedstawił fakturę za hotel wystawioną 14 marca 2019 r., w wysokości: 650 EUR. Koszt ten przeliczono na złote po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury, tj. z 13 marca 2019 r., który wynosił np.: 4,30 zł/EUR.
     
  3. W rozliczeniu kosztów podróży pracownik wykazał diety za 2 doby w wysokości: 147 EUR. Koszt ten przeliczono na złote po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia kosztów podróży, tj. z 14 marca 2019 r., który wynosił np.: 4,31 zł/EUR.
     
  4. Rozliczenie pracownika z pobranej zaliczki. Uzasadnione koszty ogółem wyniosły: 797 EUR. Do rozliczenia zaliczki z pracownikiem pracodawca zastosował kurs średni z dnia jej wypłaty: 797 EUR × 4,20 zł/EUR = 3.347,40 zł. W tym samym dniu (15 marca) pracownik zwrócił do kasy kwotę: 3.780,00 zł - 3.347,40 zł = 432,60 zł.
     
  5. Spółka rozlicza koszty działalności operacyjnej wyłącznie na kontach zespołu 4 oraz nie stosuje konta 30 "Rozliczenie zakupu".

II. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. KW - wypłata zaliczki na zagraniczną podróż służbową pracownika z kasy złotówkowej 3.780,00 zł 23-4 10
2. Rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej pracownika:      
   a) FZ - usługa noclegowa: 650 EUR × 4,30 zł/EUR =  2.795,00 zł 40-6 23-4
   b) kwota przysługującej diety zgodnie z rozliczeniem delegacji:
        147 EUR × 4,31 zł/EUR = 
633,57 zł 40-6 23-4
3. KP - zwrot do kasy niewykorzystanej zaliczki 432,60 zł 10 23-4
4. PK - zaksięgowanie różnicy powstałej na koncie rozrachunkowym z pracownikiem 81,17 zł 23-4 75-0

III. Księgowania:

Ewidencja kosztów podróży służbowej w księgach rachunkowych

www.RozliczenieDelegacji.pl - Podróże zagraniczne:

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.RozliczenieWynagrodzenia.pl » 
Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

Terminarz

grudzień 2019
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
5
6
7
8
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
21
22
23
24
25
26
27
28
29
31
ASYSTENT GOFIN - Darmowa aplikacja dla Księgowych
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
Rozliczanie wynagrodzeń. Składki ZUS. Zasiłki. Świadczenia. Premie
Kalkulatory podatkowe: odsetkowe, używania pojazdów, wynagrodzeń

GOFIN PODPOWIADA

Kompleksowe opracowania tematyczne

PRZEPISY PRAWNE

Ustawy, rozporządzenia - teksty ujednolicone

Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia personalizowanych reklam.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania behawioralnego reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam jest partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. (SDO). Odbiorcą informacji z plików cookies są Netsprint S.A., Google LLC oraz spółki zlecające SDO realizację kampanii reklamowej, a także podmioty badające i zliczające tę kampanię. Dane te mogą ponadto zostać udostępnione na rzecz partnerów handlowych SDO.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora w serwisie internetowym.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań, partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. musi mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.