Rozliczenie zagranicznej podróży służbowej przerwanej powrotem do kraju na nocleg

Pracownik wysłany w zagraniczną podróż służbową do Czech pomiędzy pierwszym i drugim dniem wykonywania zadania korzystał z noclegu w miejscowości przygranicznej w Polsce. Jak rozliczyć poszczególne części tej podróży, jeżeli była odbywana samochodem osobowym? Nadmieniamy, że stosujemy przepisy rozporządzenia o podróżach.

Pracownik odbył dwie podróże zagraniczne, pomimo iż podczas ich trwania realizował to samo zadanie służbowe. Powyższe wynika ze sposobu określenia momentu rozpoczęcia i zakończenia podróży zagranicznej. Również odcinki krajowe należy rozliczyć odrębnie.

W myśl art. 77⁵ § 1 K.p. pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Jednak nie realizacja zadania decyduje o okresie trwania podróży zagranicznej, a moment opuszczenia oraz powrotu do kraju. Określa go § 12 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), dalej rozporządzenia o podróżach. W myśl tej regulacji czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji lądowej - od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju. Oznacza to, że przekroczenie granicy państw w drodze do miejscowości przygranicznej w kraju w celu skorzystania z bazy noclegowej, kończąc pierwszy etap wykonywania zadania wyodrębnia jednocześnie pierwszą autonomiczną podróż zagraniczną. Ponowny wyjazd z kraju (przekroczenie granicy) po skorzystaniu z noclegu, rozpoczyna kolejną zagraniczną podróż służbową.

Jeżeli chodzi o podróż krajową, to w myśl powołanego na wstępie art. 77⁵ § 1 K.p. należy ją obliczać od momentu opuszczenia miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy pracownika. Przepisy nie rozstrzygają natomiast jednoznacznie czy odcinki podróży krajowej w drodze za granicę oraz powrotnej należy sumować, czy rozliczać odrębnie.

W wyjaśnieniach urzędowych wydanych pod rządami poprzednich aktów wykonawczych rozstrzygnięcia były niejednolite. Resort pracy w piśmie z dnia 3 lutego 2009 r. wyjaśnił, że w takiej sytuacji należy: "(…) wziąć pod uwagę łączny czas trwania podróży (…)". Częściowo odmiennie kwestię tę wyjaśnił Główny Inspektorat Pracy w piśmie z dnia 2 lutego 2009 r. (znak: GPP-417-4560-10/09/PE/RP) stwierdzając, że: "(…) w przypadku pracownika wyjeżdżającego w zagraniczną podróż służbową, w czasie której w jednej dobie dojeżdża on do granicy państwa, a w innej dobie po zakończeniu podróży zagranicznej, wraca z granicy państwa do miejsca ustalonego przez pracodawcę jako miejsce zakończenia delegacji, odbywa on dwie podróże krajowe i jedną podróż zagraniczną. (…)". Prowadzi to do wniosku, że w przypadku gdy części podróży krajowych przypadały w tej samej dobie należało je traktować łącznie, a tylko gdy w różnych - jako dwie odrębne podróże służbowe.

Wobec dualizmu poglądów w tym zakresie oczekiwano, że problem rozstrzygnie nowe rozporządzenie. Tak się jednak nie stało. Przepis § 21 rozporządzenia o podróżach stanowi jedynie, że w przypadku odbywania podróży zagranicznej w połączeniu z przejazdem na obszarze kraju stosuje się odpowiednio przepisy regulujące podróż krajową.

W tej kwestii na zapytanie naszego Wydawnictwa stanowisko w dniu 11 kwietnia 2013 r. zajął resort pracy, który wyjaśnił, iż: "(...) odcinki podróży krajowej - odpowiednio poprzedzający moment rozpoczęcia podróży zagranicznej i odbywany po przekroczeniu granicy polskiej w drodze powrotnej należałoby traktować rozdzielnie. Oznaczałoby to, że czas tych podróży nie podlegałby sumowaniu. Rozpoczęcie podróży zagranicznej w chwili przekroczenia granicy polskiej, w ocenie Departamentu, oznacza przerwanie czasu trwania podróży krajowej.".

Ważne: Dwa odcinki podróży krajowej w drodze za granicę oraz w drodze powrotnej, zgodnie ze stanowiskiem resortu pracy, należy rozliczać odrębnie.

Przykład

Pracownik został wysłany w podróż służbową z Krakowa do Ostrawy (Czechy). W podróż wyruszył samochodem służbowym w czwartek o 8⁰⁰, granicę polsko-czeską przekroczył tego samego dnia o 11³⁰, a w drodze powrotnej wieczorem o 19⁰⁰. Następnie spędził noc w hotelu w przygranicznej miejscowości w kraju, po czym w dniu następnym (piątek) o 10⁰⁰ znów przekroczył granicę polsko-czeską w drodze do Ostrawy w celu zakończenia negocjacji. Granicę naszego kraju w drodze powrotnej przekroczył w tym samym dniu o 15⁰⁰, a o 18⁰⁰ dotarł do Krakowa.

Pracownik odbył dwie podróże zagraniczne, z których pierwsza trwała 7,5 godziny (w czwartek od 11³⁰ do 19⁰⁰), a druga 5 godzin (w piątek od 10⁰⁰do 15⁰⁰) oraz trzy krajowe, tj. w czwartek od 8⁰⁰do 11³⁰(3,5 godz.), z czwartku na piątek od 19⁰⁰do 10⁰⁰ (15 godz.) oraz w piątek od 15⁰⁰ do 18⁰⁰ (3 godz.).