Rozliczenie zagranicznej podróży służbowej w księgach rachunkowych

Dotychczas wypłacaliśmy zaliczkę na poczet zagranicznej podróży służbowej w euro, teraz chcieliśmy wypłacić w złotówkach. Czy jest taka możliwość i jaki kurs powinniśmy zastosować do przeliczenia diet z danego kraju podanych w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej poza granicami kraju?

Na podstawie art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.), pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991 ze zm.).

Z kolei pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą samodzielnie ustalać warunki wypłacania pracownikowi należności z tytułu podróży służbowej. Warunki te ustalają w układach zbiorowych, regulaminach wynagradzania lub umowach o pracę. Przy czym postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej (w kraju i poza granicami) w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. W przypadku natomiast gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera tych postanowień, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów ww. rozporządzenia.

Według § 13 ww. rozporządzenia, pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej. Z kolei rozliczenie kosztów podróży jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.

Jak wynika z pytania jednostka zamierza wypłacać zaliczki i rozliczać koszty zagranicznych podróży służbowych w walucie polskiej. Zaliczki na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju mogą być wypłacone w złotówkach, pod warunkiem jednak, że pracownik wyrazi na to zgodę. Przy czym rozliczenie kosztów podróży może być dokonywane w walucie dowolnej (tj. w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej).

W przypadku zagranicznych podróży służbowych, przyjęło się w praktyce, że dniem przeprowadzenia operacji gospodarczej jest dzień rozliczenia delegacji - a zatem dzień, na jaki ujęto wydatki dotyczące tej podróży w księgach rachunkowych. Oznacza to, że przeliczenie kosztów wyrażonych w walutach obcych następuje po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji. Czyli do przeliczenia diety wyrażonej w walucie obcej stosuje się kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia podróży służbowej.

Przykład

I. Założenia:

1. Jednostka wypłaciła pracownikowi - za jego zgodą - zaliczkę w kwocie: 1.000 zł, na pokrycie kosztów zagranicznej podróży służbowej.

2. Zgodnie z zakładowym planem kont, do rozliczenia kosztów zagranicznej podróży służbowej pracodawca stosuje kurs średni NBP z ostatniego dnia poprzedzającego dzień rozliczenia podróży służbowej.

3. Zgodnie z rozliczeniem delegacji, koszty podróży ogółem wyniosły: 350 EUR.

4. Kurs średni NBP, po którym rozliczono koszty podróży, wynosił: 4,10 zł/EUR (kurs przykładowy).

5. Łączne koszty zagranicznej podróży służbowej: (350 EUR × 4,10 zł/EUR) = 1.435 zł.

II. Dekretacja:

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. KW - wypłata zaliczki na pokrycie kosztów zagranicznej podróży służbowej	1.000 zł	23-4	10-0
2. PK - rozliczenie kosztów zagranicznej podróży	1.435 zł	40	23-4
3. KW - zwrot kosztów podróży służbowej: (1.435 zł - 1.000 zł) =	435 zł	23-4	10-0