Gazeta Podatkowa nr 22 (1793) z dnia 18.03.2021

Paragon za paliwo a różnice kursowe w księdze

Pracownicy podczas zagranicznych wyjazdów służbowych mogą kupować paliwo do firmowych samochodów. Taki zakup może zostać udokumentowany paragonem. Wówczas do przeliczenia kosztu paliwa na złote należy zastosować odpowiedni kurs waluty i ustalić różnice kursowe podlegające ujęciu w księdze podatkowej.

Paragon za paliwo

Poniesione przez podatnika wydatki, które mogą być wpisane do księgi podatkowej w oparciu o odpowiednio uzupełniony paragon wskazano w § 13 ust. 4 i 5 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2019 r. poz. 2544). Paragonami może zostać udokumentowany m.in. zakup za granicą paliwa i olejów.

Przeliczenie kosztu

Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Stanowi o tym art. 11a ust. 2 ustawy o pdof (Dz. U. z 2020 r. poz. 1426 ze zm.). Do kwestii dotyczącej ustalenia właściwego kursu waluty do przeliczenia wydatków związanych z podróżą służbową pracownika, które udokumentowane zostały dowodami niezawierającymi danych nabywcy, w tym paragonami, odniosło się Ministerstwo Finansów w piśmie z 1 września 2017 r. będącym odpowiedzią na zapytanie naszego Wydawnictwa. W piśmie tym czytamy, że: "(...) kurs, wg jakiego powinny być przeliczane wydatki ponoszone przez pracowników w trakcie podróży służbowych, udokumentowane dowodami niezawierającymi danych nabywcy (...), powinny zostać dołączone do dokumentu rozliczenia delegacji oraz przeliczone wg kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień jej rozliczenia (...)". W związku z tym zasadniczo wydatki za zakupione za granicą paliwo udokumentowane paragonem wyrażonym w walucie obcej należy przeliczyć stosując średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji. Wtedy paragon dołącza się do rozliczenia delegacji.

Przy czym powstaje wątpliwość, czy wyjaśnienie to ma zastosowanie, gdy zakup paliwa za granicą podczas podróży służbowej udokumentowany paragonem pracownik uregulował firmową kartą płatniczą. Wówczas bowiem pracownik nie wydatkuje środków własnych lub otrzymanych od pracodawcy w ramach zaliczki, ale środki pracodawcy, więc nie podlegają one uwzględnieniu w rozliczeniu delegacji. Dlatego moim zdaniem można uznać, że do przeliczenia na złote poniesionych przez pracownika podczas podróży służbowej wydatków na paliwo w walucie obcej udokumentowanych paragonem opłaconym firmową kartą płatniczą należałoby zastosować średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia paragonu. Podobnie wynika z interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z dnia 7 grudnia 2017 r., nr 0115-KDIT2-3.4010.323.2017.1.JG. Takie stanowisko przedstawiają także pracownicy infolinii Krajowej Informacji Podatkowej.

Aktualne kursy średnie walut ogłoszone przez NBP dostępne są w serwisie wskazniki.gofin.pl.

Różnice kursowe

Przy rozliczeniu kosztów wyrażonych w walucie obcej najczęściej występują różnice kursowe - dodatnie odnosi się na zwiększenie przychodów, a ujemne zalicza do kosztów uzyskania przychodów. Różnice kursowe na zobowiązaniu występują, gdy wartość poniesionego kosztu wyrażonego w walucie obcej po przeliczeniu na złote różni się od wartości tego kosztu ustalonego w dniu zapłaty (art. 24c ust. 2 pkt 2 oraz ust. 3 pkt 2 ustawy o pdof).

Trzeba przypomnieć, że stosownie do art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o pdof nie uważa się za koszty uzyskania przychodów 25% poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania samochodu osobowego na potrzeby działalności gospodarczej, gdy jest on wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika. Zatem różnice kursowe związane z wydatkami w walucie obcej, które dotyczą samochodów używanych do celów mieszanych, należałoby ustalać tylko w odniesieniu do kwoty stanowiącej koszty uzyskania przychodów (przykład).

W przypadku zapłaty za wydatki poniesione w podróży służbowej zaliczką wypłaconą pracownikowi z rachunku walutowego lub kasy walutowej, wartość kosztu w dniu zapłaty ustala się przy zastosowaniu kursu przyjętego do wyceny zaliczki - w części, w jakiej zaliczka pokrywa koszty tego wyjazdu. W sytuacji opłacenia wydatków kartą płatniczą do rachunku walutowego - jest to kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień zapłaty.

Wypływ waluty z rachunku walutowego lub kasy walutowej może spowodować różnice kursowe od własnych środków pieniężnych (art. 24c ust. 2 pkt 3 oraz ust. 3 pkt 3 ustawy o pdof). W przypadku wypłaconej pracownikowi zaliczki różnice kursowe od własnych środków pieniężnych ustala się po rozliczeniu kosztów podróży. Również gdy zapłaty za paliwo w walucie obcej dokonano firmową kartą płatniczą, mogą wystąpić różnice kursowe od własnych środków pieniężnych, które podlegają uwzględnieniu w rachunku podatkowym.