rozliczenie delegacji, delegacje krajowe, delegacje zagraniczne, podróże służbowe, diety
lupa
A A A

Gazeta Podatkowa nr 22 (1793) z dnia 18.03.2021

Paragon za paliwo a różnice kursowe w księdze

Pracownicy podczas zagranicznych wyjazdów służbowych mogą kupować paliwo do firmowych samochodów. Taki zakup może zostać udokumentowany paragonem. Wówczas do przeliczenia kosztu paliwa na złote należy zastosować odpowiedni kurs waluty i ustalić różnice kursowe podlegające ujęciu w księdze podatkowej.

Paragon za paliwo

Poniesione przez podatnika wydatki, które mogą być wpisane do księgi podatkowej w oparciu o odpowiednio uzupełniony paragon wskazano w § 13 ust. 4 i 5 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2019 r. poz. 2544). Paragonami może zostać udokumentowany m.in. zakup za granicą paliwa i olejów.

Przeliczenie kosztu

Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Stanowi o tym art. 11a ust. 2 ustawy o pdof (Dz. U. z 2020 r. poz. 1426 ze zm.). Do kwestii dotyczącej ustalenia właściwego kursu waluty do przeliczenia wydatków związanych z podróżą służbową pracownika, które udokumentowane zostały dowodami niezawierającymi danych nabywcy, w tym paragonami, odniosło się Ministerstwo Finansów w piśmie z 1 września 2017 r. będącym odpowiedzią na zapytanie naszego Wydawnictwa. W piśmie tym czytamy, że: "(...) kurs, wg jakiego powinny być przeliczane wydatki ponoszone przez pracowników w trakcie podróży służbowych, udokumentowane dowodami niezawierającymi danych nabywcy (...), powinny zostać dołączone do dokumentu rozliczenia delegacji oraz przeliczone wg kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień jej rozliczenia (...)". W związku z tym zasadniczo wydatki za zakupione za granicą paliwo udokumentowane paragonem wyrażonym w walucie obcej należy przeliczyć stosując średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji. Wtedy paragon dołącza się do rozliczenia delegacji.

Przy czym powstaje wątpliwość, czy wyjaśnienie to ma zastosowanie, gdy zakup paliwa za granicą podczas podróży służbowej udokumentowany paragonem pracownik uregulował firmową kartą płatniczą. Wówczas bowiem pracownik nie wydatkuje środków własnych lub otrzymanych od pracodawcy w ramach zaliczki, ale środki pracodawcy, więc nie podlegają one uwzględnieniu w rozliczeniu delegacji. Dlatego moim zdaniem można uznać, że do przeliczenia na złote poniesionych przez pracownika podczas podróży służbowej wydatków na paliwo w walucie obcej udokumentowanych paragonem opłaconym firmową kartą płatniczą należałoby zastosować średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia paragonu. Podobnie wynika z interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z dnia 7 grudnia 2017 r., nr 0115-KDIT2-3.4010.323.2017.1.JG. Takie stanowisko przedstawiają także pracownicy infolinii Krajowej Informacji Podatkowej.


Aktualne kursy średnie walut ogłoszone przez NBP dostępne są w serwisie wskazniki.gofin.pl.

Różnice kursowe

Przy rozliczeniu kosztów wyrażonych w walucie obcej najczęściej występują różnice kursowe - dodatnie odnosi się na zwiększenie przychodów, a ujemne zalicza do kosztów uzyskania przychodów. Różnice kursowe na zobowiązaniu występują, gdy wartość poniesionego kosztu wyrażonego w walucie obcej po przeliczeniu na złote różni się od wartości tego kosztu ustalonego w dniu zapłaty (art. 24c ust. 2 pkt 2 oraz ust. 3 pkt 2 ustawy o pdof).

Trzeba przypomnieć, że stosownie do art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o pdof nie uważa się za koszty uzyskania przychodów 25% poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania samochodu osobowego na potrzeby działalności gospodarczej, gdy jest on wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika. Zatem różnice kursowe związane z wydatkami w walucie obcej, które dotyczą samochodów używanych do celów mieszanych, należałoby ustalać tylko w odniesieniu do kwoty stanowiącej koszty uzyskania przychodów (przykład).

W przypadku zapłaty za wydatki poniesione w podróży służbowej zaliczką wypłaconą pracownikowi z rachunku walutowego lub kasy walutowej, wartość kosztu w dniu zapłaty ustala się przy zastosowaniu kursu przyjętego do wyceny zaliczki - w części, w jakiej zaliczka pokrywa koszty tego wyjazdu. W sytuacji opłacenia wydatków kartą płatniczą do rachunku walutowego - jest to kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień zapłaty.

Wypływ waluty z rachunku walutowego lub kasy walutowej może spowodować różnice kursowe od własnych środków pieniężnych (art. 24c ust. 2 pkt 3 oraz ust. 3 pkt 3 ustawy o pdof). W przypadku wypłaconej pracownikowi zaliczki różnice kursowe od własnych środków pieniężnych ustala się po rozliczeniu kosztów podróży. Również gdy zapłaty za paliwo w walucie obcej dokonano firmową kartą płatniczą, mogą wystąpić różnice kursowe od własnych środków pieniężnych, które podlegają uwzględnieniu w rachunku podatkowym.

Przykład

Pracownik odbywający podróż służbową do Niemiec firmowym samochodem osobowym używanym do celów mieszanych w dniu 16 lutego 2021 r. zakupił do niego paliwo za kwotę 50 euro. Zakup ten został udokumentowany paragonem wyrażonym w euro.


Wariant I (za paliwo zapłacono kartą do firmowego rachunku walutowego)

  1. Zapłaty za paliwo pracownik dokonał służbową kartą płatniczą do firmowego rachunku walutowego.
  2. Zgodnie z wyciągiem bankowym płatność za paliwo została potrącona z rachunku walutowego 17 lutego 2021 r. W tym dniu na rachunku walutowym znajdowało się:

- 40 euro wycenione w dniu wpływu po kursie 4,5137 zł/euro,

- 300 euro wycenione w dniu wpływu po kursie 4,5023 zł/euro.

Do wyceny kolejności rozchodu waluty z rachunku stosowana jest metoda FIFO.

Wyliczenie różnic kursowych

Do przeliczenia kwoty wynikającej z paragonu wystawionego w dniu 16 lutego 2021 r. zastosowano średni kurs euro ogłoszony przez NBP z dnia 15 lutego 2021 r., tj. 4,4836 zł/euro; po przeliczeniu na złote wyniosła ona 224,18 zł, czyli 50 euro × 4,4836 zł/euro. Do kosztów uzyskania przychodów została zaliczona kwota 168,14 zł, tj. 75% × 224,18 zł. Zapłatę za paliwo wyceniono według kursu NBP z dnia poprzedzającego rozchód środków z rachunku walutowego, tj. z 16 lutego 2021 r., który wynosił 4,4891 zł/euro. W związku z tym wystąpiły:

a) ujemne różnice kursowe na zobowiązaniu w kwocie 0,21 zł, tj. [50 euro (4,4836 zł/euro - 4,4891 zł/euro)] × 75%,

b) ujemne różnice kursowe od własnych środków pieniężnych w kwocie 1,11 zł, tj. [(40 euro × 4,5137 zł/euro) + (10 euro × 4,5023 zł/euro)] - (50 euro × 4,4891 zł/euro).

Ujęcie w księdze

- pod datą 16 lutego 2021 r. wpisano koszt zakupu paliwa w kwocie 168,14 zł w kolumnie 13 "Pozostałe wydatki" na podstawie paragonu,

- pod datą 17 lutego 2021 r. wpisano ujemne różnice kursowe w łącznej kwocie 1,32 zł (tj. 0,21 zł + 1,11 zł) w kolumnie 13,


Wariant II (za paliwo zapłacono gotówką)

  1. W dniu 12 lutego 2021 r. pracownikowi wypłacono z kasy walutowej 150 euro na przewidywane koszty podroży służbowej do Niemiec, które w dacie wpływu do kasy przeliczono po kursie 4,5137 zł/euro. Wypłaconą kwotę wyceniono po średnim kursie NBP z dnia 11 lutego 2021 r., wynoszącym 4,5023 zł/euro.
  2. W dniu 19 lutego 2021 r. pracownik przedstawił rozliczenie wyjazdu służbowego, do którego załączył paragon za zakupione paliwo opłacony gotówką. Z rozliczenia wynikało, że łączne wydatki na podróż służbową wyniosły 148 euro, w tym 98 euro to diety, a 50 euro to wydatki na paliwo. Pracownik niewykorzystaną kwotę zaliczki, tj. 2 euro, zwrócił do kasy walutowej.

Wyliczenie różnic kursowych

Do przeliczenia kosztów podróży służbowej (w tym paragonu za paliwo z dnia 16 lutego 2021 r.) zastosowano średni kurs NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji, czyli z 18 lutego 2021 r., który wynosił 4,4857 zł/euro. Kwota wynikająca z paragonu po przeliczeniu na złote wyniosła 224,29 zł, tj. 50 euro × 4,4857 zł/euro. Do kosztów uzyskania przychodów zaliczono 168,22 zł, tj. 75% × 224,29 zł. W związku z tym wystąpiły:

a) ujemne różnice kursowe w odniesieniu do kosztów podróży w kwocie 2,25 zł, tj. [98 euro × (4,4857 zł/euro - 4,5023 zł/euro)] + [50 euro × (4,4857 zł/euro - 4,5023 zł/euro) × 75%],

b) ujemne różnice kursowe od własnych środków pieniężnych w kasie w kwocie 1,69 zł, tj. 148 euro × (4,5137 zł/euro - 4,5023 zł/euro).

Ujęcie w księdze

- pod datą 19 lutego 2021 r. wpisano koszt podróży służbowej w kwocie 607,82 zł (tj. 439,60 zł + 168,22 zł) w kolumnie 13 na podstawie rozliczenia delegacji,

- pod datą 19 lutego 2021 r. wpisano ujemne różnice kursowe w łącznej kwocie 3,94 zł (tj. 2,25 zł + 1,69 zł) w kolumnie 13.

www.RozliczenieDelegacji.pl - Podróże zagraniczne:

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.RozliczenieWynagrodzenia.pl » 
Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

Terminarz

wrzesień 2021
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
5
6
8
9
11
12
13
14
16
17
18
19
21
22
23
24
25
26
28
29
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
Rozliczanie wynagrodzeń. Składki ZUS. Zasiłki. Świadczenia. Premie
Kalkulatory podatkowe: odsetkowe, używania pojazdów, wynagrodzeń
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc, Gemius S.A.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań w związku z odwiedzaniem niniejszego serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.