A A A

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 36 (935) z dnia 20.12.2016

Ryczałt na jazdy lokalne, gdy pracownik korzysta z samochodu zastępczego

Pracownik pobierający ryczałt na jazdy lokalne miał wypadek, w związku z czym przez około półtora miesiąca nie będzie dysponował samochodem, na który ryczałt ten został przyznany. Natomiast będzie wówczas korzystał z samochodu zastępczego, który otrzymał od zakładu ubezpieczeniowego i który chce wykorzystywać także do jazd lokalnych. Czy w takiej sytuacji nadal możemy wypłacać wspomniany ryczałt?

Tak. Nie ma żadnych formalnych przeszkód, aby ryczałt na jazdy lokalne był nadal wypłacany, przy czym będzie to wymagało uprzedniej zmiany umowy, a ponadto pracownik powinien najpierw wyjaśnić, czy samochodu zastępczego będzie mógł używać do celów służbowych.

Zasady przyznawania ryczałtów na jazdy lokalne regulują przepisy rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.).

W § 1 ust. 1 rozporządzenie stanowi, że zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej między pracodawcą a pracownikiem. Istotnym jest więc, aby dany pojazd nie był własnością pracodawcy. Natomiast w żadnym punkcie ww. rozporządzenie nie wprowadza wymogu, aby był on własnością pracownika.

Z pytania wynika, że samochód wykorzystywany przez pracownika do jazd lokalnych uległ uszkodzeniu w wyniku wypadku i na okres jego naprawy zakład ubezpieczeniowy przekazał do użytkowania tej osobie tzw. samochód zastępczy. Z uwagi na to, że nadal będzie to pojazd niebędący własnością pracodawcy nie ma przeszkód, aby ryczałt na jazdy lokalne był wypłacany - oczywiście, o ile pracodawca będzie miał taką wolę, a pracownik będzie wykorzystywał wspomniany pojazd do celów służbowych. Będzie to jednak wymagało zawarcia aneksu do umowy przyznającej ryczałt, za pomocą którego trzeba będzie zmienić - na czas określony - markę samochodu, jego numery identyfikacyjne, a przede wszystkim pojemność silnika - od niej bowiem pośrednio zależy wysokość samego ryczałtu. Składając comiesięczne oświadczenia, w oparciu o które naliczany będzie ryczałt, pracownik będzie podawał wówczas dane dotyczące samochodu zastępczego.

Przed podjęciem powyższych kroków pracownik powinien jednak wyjaśnić w zakładzie ubezpieczeniowym, czy w ogóle może korzystać z otrzymanego samochodu zastępczego do celów służbowych. Ubezpieczyciel może bowiem zastrzec, że samochód taki może być wykorzystywany tylko do celów prywatnych.