Zagraniczna podróż służbowa pracownika

Wysokość oraz warunki ustalania należności z tytułu podróży służbowej pracownikom zatrudnionym w sektorze budżetowym określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), zwane dalej: rozporządzeniem w sprawie podróży służbowej. Należności ustalone według przepisów tego rozporządzenia przysługują również pracownikom zatrudnionym u pracodawcy ze sfery pozabudżetowej, ale dopiero w przypadku, gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania albo umowa o pracę nie zawiera postanowień dotyczących wypłacanych należności z tytułu podróży służbowej.

Pracodawca wysyłając pracownika w podróż służbową, ma obowiązek zwrócić mu poniesione koszty tej podróży. Z kolei do obowiązków pracownika należy rozliczenie kosztów podróży służbowej w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia. Do rozliczenia tego musi załączyć dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Udokumentowania nie wymagają jedynie należności wypłacane w formie zryczałtowanej, do których zalicza się: diety, ryczałty na dojazdy środkami komunikacji miejscowej, ryczałty za noclegi (jeżeli nie przedstawiono rachunku za nocleg).

Rozporządzenie w sprawie podróży służbowej nie podaje konkretnego wzoru formularza, który należy stosować przy rozliczaniu kosztów podróży służbowej. W praktyce wykorzystuje się dowód wewnętrzny, zwany rozliczeniem kosztów podróży służbowej.

Zasady rozliczania kosztów zagranicznej podróży służbowej między pracodawcą a pracownikiem określa § 20 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej. W myśl zawartych w nim unormowań, pracownik delegowany w zagraniczną podróż służbową otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Przy czym za jego zgodą zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej - w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, przeliczonej według średniego kursu NBP z dnia wypłaty zaliczki.

Z kolei rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

Uregulowania zawarte w § 20 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej nie mają jednak zastosowania przy wycenie wyrażonych w walucie obcej kosztów zagranicznej podróży pracownika na potrzeby ich uwzględnienia przez pracodawcę w kosztach uzyskania przychodu.

Dla celów podatku dochodowego zasady przeliczania na złote kosztów poniesionych w walucie obcej zostały określone w art. 11a ust. 2 updof oraz w art. 15 ust. 1 updop. Z przepisów tych wynika, że koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień ich poniesienia. Zgodnie z ugruntowanym stanowiskiem przyjmuje się przy tym, że w przypadku podróży służbowych za dzień poniesienia kosztów uważa się dzień rozliczenia przez pracownika kosztów tej podróży.

Oznacza to, że do przeliczenia na złote kosztów zagranicznej podróży służbowej stosuje się średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji. Należy jednak zauważyć, że organy podatkowe coraz powszechniej wyrażają stanowisko, że wspomniany kurs ma zastosowanie do przeliczania na złote kosztów podróży zagranicznej ustalonych w formie ryczałtów, tj. diet, ryczałtów za noclegi czy za dojazdy środkami komunikacji miejscowej. Jeśli natomiast pracownik na potwierdzenie kosztów związanych z podróżą zagraniczną przedkłada faktury czy rachunki, gdzie koszt jest wyrażony w walucie obcej, przeliczenie na złote powinno następować według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia tych dokumentów.

Na potwierdzenie tego stanowiska można przywołać interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 21 kwietnia 2017 r., nr 2461-IBPB-1-2.4510.86.2017.1.MM, w której czytamy, że: "(...) Wnioskodawca koszty delegacji pracowników, w sytuacji gdy dysponuje on fakturami lub rachunkami wystawionymi na Wnioskodawcę dokumentującymi wydatki poniesione przez pracownika podczas zagranicznej podróży służbowej, powinien wykazać przeliczając ww. koszty na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu, tj. z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktur lub rachunków potwierdzających poniesienie kosztu. Natomiast w odniesieniu do wydatków nieudokumentowanych fakturami lub rachunkami należy zastosować średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia innego dokumentu będącego podstawą ujęcia kosztu. Z generalnej zasady wynika bowiem, że średni kurs NBP przyjmuje się z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu, za który uważa się koszt wynikający z otrzymanej faktury (rachunku) albo innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku). W stanie faktycznym przedstawionym przez spółkę, w przypadku braku faktur/rachunków dokumentujących wydatki pracownika, podstawą ujęcia kosztu jest przedstawiony przez pracownika dokument rozliczenia podróży służbowej (dniem poniesienia kosztu jest w tej sytuacji dzień rozliczenia podróży służbowej). Zatem w przypadku wydatków nieudokumentowanych fakturami lub rachunkami należy zastosować średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień złożenia przez pracownika dokumentu rozliczenia podróży służbowej". Wcześniej analogiczne stanowisko prezentował m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 15 lutego 2017 r., nr 2461-IBPB-1-3.4510.1006.2016.2.SK.

Takie podejście organów podatkowych niewątpliwie utrudnia podatkowe rozliczenie kosztów związanych z zagraniczną podróżą służbową pracownika, zwłaszcza w przypadku kosztów podróży udokumentowanych wieloma fakturami czy rachunkami.