Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 28 (963) z dnia 1.10.2017

Rozliczanie kosztów zagranicznych podróży służbowych - odpowiedź KIS na pytanie naszego Wydawnictwa

Koszty poniesione podczas zagranicznych podróży służbowych pracowników często wyrażone są w walucie obcej. Jak koszty te przeliczać na PLN i w którym momencie uwzględniać je w rachunku podatkowym? Poniżej przedstawiamy wyjaśnienia KIS dotyczące tego zagadnienia.

Kurs waluty

Na potrzeby podatku dochodowego koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu (zob. art. 15 ust. 1 zdanie drugie ustawy o PDOP i odpowiednio art. 11a ust. 2 ustawy o PDOF).

Z wyjaśnienia KIS z 16 sierpnia 2017 r., będącego odpowiedzią na pytanie naszego Wydawnictwa, wynika, że gdy pracodawca:

• zapewnia wszelkie świadczenia związane z podróżą służbową pracownika i faktury dokumentujące poniesienie wydatków wystawione są na pracodawcę - wydatki związane z delegacją powinny być ujmowane w kosztach uzyskania przychodów na podstawie faktur, a wartości z nich wynikające przeliczane według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktur,
   
• nie zapewnia świadczeń związanych z podróżą służbową, lecz dokonuje zwrotu wydatków poniesionych przez pracownika na podstawie przedłożonych dokumentów wystawionych na pracownika - powinien ujmować wydatki związane z delegacją w kosztach na podstawie rozliczenia delegacji, a właściwym kursem do przeliczenia ww. kosztów jest kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji; według wymienionego kursu powinny być także przeliczane wydatki nieudokumentowane (diety, ryczałty).

W przywołanym wyjaśnieniu zastrzeżono, że jeżeli pracownik upoważniony został przez pracodawcę do nabywania usług w jego imieniu (w związku z czym faktury są wystawione na pracodawcę), to takie faktury nie powinny być dołączane do dokumentu rozliczenia delegacji, a właściwym kursem do przeliczenia kosztów udokumentowanych w ww. sposób jest kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury.

Z powyższego wyjaśnienia nie wynikało, jaki kurs waluty obcej należy zastosować do przeliczenia na złote kosztów udokumentowanych dowodami niezawierającymi danych nabywcy, tj. m.in. paragonami (np. za przejazdy autostradami), biletami, itd. O wyjaśnienie tej kwestii wystąpiliśmy ponownie do Ministerstwa Finansów.

W odpowiedzi uzyskanej przez nasze Wydawnictwo w dniu 1 września 2017 r. Dyrektor KIS wyjaśnił:

"(...) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uprzejmie informuje, że kurs, wg jakiego powinny być przeliczane wydatki ponoszone przez pracowników w trakcie podróży służbowych, udokumentowane dowodami niezawierającymi danych nabywcy (jak np. wymienione w zapytaniu paragony za przejazdy autostradami, taksówkami itp.), powinny zostać dołączone do dokumentu rozliczenia delegacji oraz przeliczone wg kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień jej rozliczenia (podkreśl. red.).

Moment zaliczenia wydatków do kosztów podatkowych

Zapytaliśmy Ministerstwo Finansów także o moment ujęcia w kosztach podatkowych wydatków ponoszonych w trakcie podróży służbowych pracowników, tj. czy moment ten należy ustalać w oparciu o zasady ogólne, czy w oparciu o zasady przewidziane dla należności pracowniczych (zawarte w art. 15 ust. 4g i art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o PDOP i odpowiednio w art. 22 ust. 6ba i art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o PDOF). Na to pytanie uzyskaliśmy następującą odpowiedź:

"(...) moment potrącalności kosztów z tytułu wydatków związanych z delegacją służbową pracownika, które pracodawca ponosi na podstawie dokumentu rozliczenia delegacji przedkładanego przez pracownika, powinien być ustalony w oparciu o art. 22 ust. 6ba i art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz odpowiednio art. 15 ust. 4g i art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (jako należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 i 6 ustawy PIT).

Natomiast wydatki poniesione przez pracodawcę w celu zapewnienia świadczeń związanych z podróżą służbową pracownika, które udokumentowane są fakturami wystawionymi na pracodawcę, stanowią koszty uzyskania przychodów, potrącalne na zasadach określonych w art. 15 ust. 4, 4b-4d ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz art. 22 ust. 4-5c, 6 i 6b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Tak samo należy traktować sytuację, w której pracownik upoważniony został przez pracodawcę do nabywania usług w jego imieniu."

Podsumowując: