rozliczenie delegacji, delegacje krajowe, delegacje zagraniczne, podróże służbowe, diety
lupa
A A A

Gazeta Podatkowa nr 67 (899) z dnia 20.08.2012

Rozliczenie i ewidencja kosztów podróży służbowej poza granicami kraju

Pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu odbywanej podróży służbowej poza granicami kraju przysługują diety i zwrot kosztów przejazdów i dojazdów, noclegów oraz innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Wynika to z § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2002 r. nr 236, poz. 1991 ze zm.). Natomiast pracownikom zatrudnionym u innego pracodawcy, tj. ze sfery pozabudżetowej, warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej i ich wysokość pracodawca określa w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, gdy nie jest objęty układem zbiorowym pracy albo nie jest obowiązany do ustalania regulaminu wynagradzania. W takim przypadku wysokość diety za dobę zagranicznej podróży służbowej nie może być niższa od diety przysługującej pracownikowi sfery budżetowej za dobę podróży służbowej na obszarze kraju. W sytuacji gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania albo umowa o pracę nie zawiera postanowień dotyczących diet i zwrotu kosztów podróży, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów tej podróży określone dla pracowników sfery budżetowej (art. 775 § 5 Kodeksu pracy - Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.).


Zaliczka na pokrycie kosztów podróży

Na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej - w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej.

Często pracownikowi odbywającemu podróż poza granicami kraju wypłacana jest zaliczka w walucie obcej z kasy walutowej. Przypomnieć trzeba, że wyrażone w walutach obcych operacje gospodarcze ujmuje się w księgach rachunkowych na dzień ich przeprowadzenia odpowiednio po kursie określonym w art. 30 ust. 2 ustawy o rachunkowości, tj.:

1) faktycznie zastosowanym w tym dniu, wynikającym z charakteru operacji - w przypadku sprzedaży lub kupna walut oraz zapłaty należności i zobowiązań,

2) średnim ogłoszonym dla danej waluty przez NBP z dnia poprzedzającego ten dzień - w przypadku zapłaty należności lub zobowiązań, jeżeli nie jest zasadne zastosowanie kursu, o którym mowa w pkt 1, a także w przypadku pozostałych operacji.

Uwzględniając powołane przepisy należy wskazać, że wpływ waluty do własnej kasy walutowej wycenia się w zależności od sposobu jej pozyskania. Przykładowo, jeżeli waluta została nabyta w kantorze lub w banku, jej wpływ do kasy walutowej wycenia się po kursie policzonym przez kantor lub bank (tj. kursie sprzedaży lub negocjowanym), a więc po kursie faktycznie zastosowanym, o którym mowa w art. 30 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Może się zdarzyć, że jednostka posiada rachunek walutowy i w celu zasilenia kasy walutowej pobierze z tego rachunku potrzebną kwotę. W tym przypadku wpływ do kasy walutowej wycenia się po kursie, po jakim walutę tę wyceniono w momencie jej wpływu na rachunek walutowy z uwzględnieniem przyjętej przez jednostkę metody wyceny rozchodu środków, o której mowa w art. 34 ust. 4 pkt 1-3 (metody FIFO, LIFO lub średniej ważonej kursów). Pobranie waluty z rachunku walutowego jednostki do jej kasy walutowej nie wpływa na zmianę stanu środków w walucie obcej. Nie następuje ich rozchód, a jedynie ich przemieszczenie. W tym przypadku nie powstaną różnice kursowe na rachunku walutowym.

Różnice kursowe od własnych środków pieniężnych (zaliczane do przychodów lub kosztów finansowych) powstaną natomiast w dniu rozchodu walut z kasy walutowej spowodowanym m.in. wypłatą pracownikowi zaliczki w walucie obcej na pokrycie kosztów podróży służbowej. Rozchód środków z kasy walutowej z tego tytułu wycenia się bowiem po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień ich wypłaty pracownikowi.

Należy w tym miejscu zaznaczyć, iż dotychczas wskazywaliśmy, że w razie wypłaty pracownikowi zaliczki z kasy walutowej na pokrycie kosztów podróży służbowej, rozchód środków wycenia się po kursie, w jakim wyceniono tę walutę w momencie jej przyjęcia do kasy walutowej, przy zastosowaniu metody wyceny rozchodu określonej w przyjętych przez jednostkę zasadach (polityce) rachunkowości, tj. po tzw. kursie historycznym. Jednak Ministerstwo Finansów w piśmie z dnia 16 kwietnia 2012 r., będącym odpowiedzią na pytanie naszego Wydawnictwa, zakwestionowało stosowanie kursu historycznego, gdyż nie powstają wówczas różnice kursowe od własnych środków pieniężnych. W tej sytuacji, moim zdaniem, jednostki rozliczające różnice kursowe według tzw. metody podatkowej powinny przyjmować do wyceny zaliczki wypłaconej z kasy walutowej kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień jej wypłaty. Wiązać się to będzie z ustaleniem różnic kursowych od własnych środków pieniężnych w kasie walutowej.


Koszty zagranicznej podróży służbowej

Rozliczenie kosztów podróży dokonywane jest w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej. Pracownicy powinni dokonać ich rozliczenia w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Do tego rozliczenia pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki. Nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote dla celów bilansowych i podatku dochodowego po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Wynika to z art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości, jak też z art. 15 ust. 1 ustawy o pdop i art. 11a ust. 2 ustawy o pdof.

Przyjmuje się w praktyce, że dniem poniesienia kosztu z tytułu podróży służbowej odbytej poza granicami kraju jest dzień rozliczenia tej podróży. Wszystkie koszty wyrażone w walucie obcej przelicza się zatem po kursie średnim NBP z ostatniego dnia poprzedzającego ten dzień.

Dotychczas wskazywaliśmy, że w sytuacji gdy na pokrycie kosztów zagranicznej podróży służbowej wypłacono pracownikowi zaliczkę w walucie obcej, wygodnym rozwiązaniem będzie przyjąć do przeliczenia kosztów wyrażonych w walucie obcej kurs, po jakim wyceniono zaliczkę. Nie powstaną wówczas różnice kursowe, o których mowa w art. 15a ust. 2 pkt 2 i ust. 3 pkt 2 ustawy o pdop i art. 24c ust. 2 pkt 2 i ust. 3 pkt 2 ustawy o pdof (bo wartość kosztu z dnia poniesienia równa się kosztowi w dniu jego zapłaty). Zastosowanie tego uproszczenia pozostawało bez wpływu na podstawę opodatkowania, na co też wielokrotnie zwracaliśmy uwagę. Z uwagi jednak na to, że Ministerstwo Finansów zakwestionowało stosowanie uproszczeń, w wyniku których nie dochodzi do ustalania różnic kursowych, bezpieczniej będzie, jeżeli jednostki rozliczające różnice kursowe według metody podatkowej zrezygnują ze stosowania także tego uproszczenia przy rozliczaniu kosztów zagranicznych podróży służbowych.

Ewentualny zwrot niewykorzystanej kwoty zaliczki do kasy walutowej jednostka przeliczy po kursie średnim NBP z dnia poprzedzającego dzień jej wpłaty.

Przykład

Założenia

  1. Dnia 24 lipca 2012 r. kasjer pobrał z rachunku walutowego 1.000 euro i wpłacił je do kasy walutowej. Do przeliczenia na złote zastosowano kurs waluty z dnia wpływu na rachunek walutowy, ustalony z uwzględnieniem metody FIFO. Kurs ten wynosił 4,3068 zł/euro. Tego samego dnia wypłacono pracownikowi z kasy walutowej zaliczkę w kwocie 1.000 euro na pokrycie kosztów zagranicznej podróży służbowej. Do jej przeliczenia na złote zastosowano kurs średni NBP z dnia 23 lipca 2012 r., który wynosił 4,1800 zł/euro.
     
  2. Pracownik przedłożył 31 lipca 2012 r. rozliczenie kosztów zagranicznej podróży wraz z dokumentami potwierdzającymi ich poniesienie w czasie podróży. Koszty tej podróży wyniosły ogółem 920 euro i zostały one przeliczone na złote po kursie średnim NBP z dnia 30 lipca 2012 r., tj. 4,1411 zł/euro.
     
  3. Niewykorzystaną zaliczkę w kwocie 80 euro pracownik wpłacił do kasy 31 lipca 2012 r. Do jej przeliczenia na złote zastosowano średni kurs NBP z dnia poprzedzającego dzień wpłaty tej kwoty do kasy walutowej, tj. 4,1411 zł/euro.
     
  4. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów działalności operacyjnej tylko na kontach zespołu 4.

Dekretacja

Opis operacji

Kwota

Konto

Wn

Ma

1. KP - wpływ waluty do kasy walutowej:
(1.000 euro × 4,3068 zł/euro) =

4.306,80 zł

10-1

13-1

2. KW - wypłata pracownikowi zaliczki na pokrycie kosztów podróży służbowej:
(1.000 euro × 4,1800 zł/euro) =

 

4.180,00 zł

 

23-4

 

10-1

3. PK - ujemna różnica kursowa od własnych środków pieniężnych:
1.000 euro × (4,3068 zł/euro - 4,1800 zł/euro) =

126,80 zł

75-1

10-1

4. PK - rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej:
(920 euro × 4,1411 zł/euro) =

3.809,81 zł

40

23-4

5. PK - ujemna różnica kursowa na rozrachunkach:
920 euro × (4,1800 zł/euro - 4,1411 zł/euro) =

35,79 zł

75-1

23-4

6. KP - wpłata do kasy niewykorzystanej zaliczki:
(80 euro × 4,1411 zł/euro) =

331,29 zł

10-1

23-4

7. PK - ujemna różnica kursowa na rozrachunkach:
80 euro × (4,1800 zł/euro - 4,1411 zł/euro) =

3,11 zł

75-1

23-4

Księgowania

 

Jednostka w podstawie opodatkowania uwzględni koszty w łącznej kwocie 3.975,51 zł, na którą składa się kwota 3.809,81 zł (saldo Wn konta 40) oraz kwota 165,70 zł (saldo Wn konta 75-1).

Rozliczenie i ewidencja kosztów podróży służbowej poza granicami kraju

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.)

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 ze zm.)

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.)

www.RozliczenieDelegacji.pl - Podróże zagraniczne:

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.RozliczenieWynagrodzenia.pl » 
Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

Terminarz

listopad 2024
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
5
6
8
9
10
11
13
14
16
17
18
19
21
22
23
24
26
27
28
29
30
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
Rozliczanie wynagrodzeń. Składki ZUS. Zasiłki. Świadczenia. Premie
Kalkulatory podatkowe: odsetkowe, używania pojazdów, wynagrodzeń

GOFIN PODPOWIADA

Kompleksowe opracowania tematyczne

PRZEPISY PRAWNE

Ustawy, rozporządzenia - teksty ujednolicone

Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • dopasowania reklam w serwisach społecznościowych,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych oraz do śledzenia użytkowników, kliknięć i konwersji wyświetlanych reklam.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - dopasowania reklam w serwisach społecznościowych,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych oraz do śledzenia użytkowników, kliknięć i konwersji wyświetlanych reklam w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.