Czas pracy w zagranicznej podróży służbowej

1) Pracownik zatrudniony na część etatu wykonuje pracę przez kilka godzin w tygodniu. W kwietniu br. wyjechał w zagraniczną podróż służbową. Jak rozliczyć spędzony w tej podróży czas? Jak zarejestrować czas podróży w ewidencji czasu pracy?

Niezależnie od rodzaju podróży (krajowa czy zagraniczna), spędzony w niej czas rozlicza się w taki sam sposób. Do czasu pracy zalicza się przepracowane godziny, natomiast inne okresy, np. podróżowania, oczekiwania na podjęcie zadania, tylko w zakresie przypadającym na rozkładowe godziny pracy.

Czas spędzony w podróży służbowej nie jest w całości zaliczany do czasu pracy. Jak wynika z orzecznictwa Sądu Najwyższego, czas podróżowania (przemieszczania się) do miejsca delegowania i z powrotem, nie jest czasem pracy, chyba że przypada na godziny rozkładowe pracownika. W wyroku z dnia 4 lipca 1978 r. (sygn. akt I PR 45/78, PiZS 1979/10/76) Sąd Najwyższy wyjaśniał, że podczas jazdy pracownik w zasadzie nie świadczy pracy i nie pozostaje w dyspozycji pracodawcy, chyba że wykonuje równocześnie pracę (np. kierowca). Podobnie, jeżeli chodzi o okresy przypadające przed lub po zakończeniu wykonywania czynności (np. odpoczynku). Z kolei jeżeli po zużyciu na podróż służbową całego czasu rozkładowego pracownik wykonuje jeszcze jakąś pracę, przysługuje mu za nią wynagrodzenie, a w razie przekroczenia norm dodatek za pracę nadliczbową.

Podobnie jeśli chodzi o podróż służbową odbywaną w dniu wolnym od pracy. Czas tej podróży nie zalicza się do czasu pracy, chyba że pracownik wykonywał zadanie, a więc świadczył pracę. Jak orzekł Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 23 czerwca 2005 r. (sygn. akt II PK 265/04, OSNP 2006/5-6/76): "Czas dojazdu i powrotu z miejscowości stanowiącej cel pracowniczej podróży służbowej oraz czas pobytu w tej miejscowości nie są pozostawaniem do dyspozycji pracodawcy w miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (art. 128 § 1 K.p.), lecz w zakresie przypadającym na godziny normalnego rozkładu czasu pracy podlegają wliczeniu do jego normy (nie mogą być od niej odliczone), natomiast w zakresie wykraczającym poza rozkładowy czas pracy mają w sferze regulacji czasu pracy i prawa do wynagrodzenia doniosłość o tyle, o ile uszczuplają limit gwarantowanego pracownikowi czasu odpoczynku.". Jak już wspomnieliśmy na wstępie nie dotyczy to pracowników wykonujących podczas jazdy pracę.

Pracownik jest zatrudniony na 1/8 etatu i wykonuje czynności pracy zasadniczo w poniedziałki od 8⁰⁰ do 13⁰⁰. W kwietniu br. został wysłany w podróż służbową do Berlina. Podróż za zgodą pracodawcy była odbywana samochodem prywatnym.

Pracownik wyjechał 12 kwietnia 2013 r. (piątek) o 6⁰⁰, a powrócił 15 kwietnia 2013 r. (poniedziałek) o 20⁰⁰, przy czym granicę polsko-niemiecką przekroczył w dniu wyjazdu o 9⁰⁰, a w drodze powrotnej w dniu powrotu o 17⁰⁰. Łącznie w podróży zagranicznej przebywał 3 doby i 8 godzin oraz odbył 2 podróże krajowe (w drodze do granicy i od granicy), po 3 godziny każda.

W Berlinie pracownik przeprowadził spotkania z kontrahentami 13 kwietnia 2013 r. (sobota) od 10⁰⁰ do 17⁰⁰ oraz 15 kwietnia 2013 r. (poniedziałek) od 11⁰⁰ do 14⁰⁰. Pracownikowi zaliczono do czasu pracy:

• czas odbytych spotkań w sobotę (7 godz.),
   
• czas oczekiwania na spotkania przypadający na godziny rozkładowe w poniedziałek, tj. od 8⁰⁰ do 11⁰⁰ (3 godz.),
   
• czas odbytych spotkań w poniedziałek (3 godz.).

Odpowiadając na drugie pytanie wyjaśniamy, że w ewidencji czasu pracy należy wykazać tylko okres podróży (również ewentualnego przemieszczania się), który jest zaliczany do czasu pracy. W przypadku opisanym w przykładzie powyżej będzie to: w dobie sobotniej 7 godzin oraz w dobie poniedziałkowej 6 godzin. Wyjaśniamy, że nie są to nadgodziny, bowiem pracownik jest zatrudniony na część etatu, a liczba przepracowanych godzin nie narusza norm czasu pracy. Powinny być zatem opłacone jedynie normalnym wynagrodzeniem, chyba że naruszyły limit godzin ustanowiony na podstawie art. 151 § 5 K.p. W myśl powołanej normy strony ustalają w umowie o pracę dopuszczalną liczbę godzin pracy ponad określony w umowie wymiar czasu pracy pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, których przekroczenie uprawnia pracownika, oprócz normalnego wynagrodzenia, do dodatku do wynagrodzenia, o którym mowa w art. 151¹ § 1 K.p.

2) Jak ustalić wysokość przysługujących pracownikowi diet?

Jeżeli pracodawca nie zapewnił wyżywienia pracownikowi odbywającemu zagraniczną podróż służbową powinien mu wypłacić za każdą pełną dobę podróży dietę w pełnej wysokości a za niepełną dobę:

• do 8 godzin - 1/3 diety,
   
• ponad 8 do 12 godzin - 50% diety,
   
• ponad 12 godzin - pełną dietę.

Jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje mu 25% diety, a przy wyżywieniu częściowym kwotę diety zmniejsza się o 15% diety za śniadanie, 30% diety za obiad, 30% diety za kolację.

Wysokość diet w zależności od państwa docelowego jest określona w załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167).

Jeżeli chodzi o diety krajowe, to w przypadku gdy podróż trwa mniej niż 8 godzin, dieta nie przysługuje. Więcej na ten temat pisaliśmy w UiPP nr 7/2013, str. 56-69.

Pracownik przebywał w zagranicznej podróży służbowej (do Niemiec) 3 doby i 8 godzin, natomiast w podróży krajowej 2 razy po 3 godziny. Pracownikowi nie zapewniono wyżywienia. Z tytułu podróży zagranicznej przysługują mu diety w wysokości 163,33 euro (3 pełne diety i 1/3 diety x 49 euro), natomiast z tytułu podróży krajowej nie nabył prawa do diet.