Rozliczenie zaliczki na zagraniczną delegację

Wypłaciliśmy pracownikowi zaliczkę na zagraniczną delegację z konta walutowego, ujmując ją w księgach po przeliczeniu kursem średnim NBP z dnia poprzedzającego dzień wypłaty. Po jego powrocie dokonujemy rozliczenia delegacji. Część zaliczki będzie do zwrotu. Jakim kursem ją wycenić i jak ustalić różnice kursowe?

Pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Wynika to z § 20 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167). W praktyce przepisy tego rozporządzenia są również stosowane przez pracodawców spoza sfery budżetowej.

Do przeliczenia wypłacanej z rachunku walutowego zaliczki na zagraniczną podróż służbową na złote jednostka przyjęła kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień jej wypłaty. Taki sposób postępowania jest zgodny zarówno z przepisami podatkowymi, jak i z przepisami bilansowymi. Z kolei koszty zagranicznej podróży służbowej przelicza się kursem średnim NBP z dnia poprzedzającego dzień złożenia przez pracownika rozliczenia kosztów tej podróży.

Na tych operacjach mogą powstać dwie różnice kursowe:

1) na rachunku walutowym, pomiędzy wartością środków pieniężnych z dnia ich wpływu, ustaloną metodą FIFO, LIFO lub średniej ważonej kursów, a wartością tych środków z dnia ich rozchodu (wypływu jako zaliczki),

2) na rozrachunkach z pracownikiem, pomiędzy wartością kosztu z dnia zarachowania a jego wartością z dnia zapłaty.

Przy czym mimo że rozchód waluty z rachunku walutowego ma miejsce wcześniej, rozliczenia różnic kursowych od własnych środków pieniężnych, o których mowa we wskazanym pkt 1, wygodniej jest dokonać przy rozliczaniu kosztów podróży. Wówczas w przypadku gdy ma miejsce zwrot niewykorzystanej zaliczki, można wycenić go po kursie, po którym nastąpiła wycena wypłaty środków z konta walutowego. Natomiast różnice kursowe będą liczone wyłącznie w odniesieniu do rzeczywiście wydatkowanej kwoty.

Przykład

Założenia

W dniu 22 października 2013 r. na rachunku walutowym jednostki znajdowało się 1.000 euro, które w dniu ich wpływu zostały wycenione według kursu wynoszącego 4,1755 zł/euro. W tym dniu wypłacono z tego rachunku pracownikowi zaliczkę w wartości 700 euro na przewidywane koszty zagranicznej podróży służbowej. Kurs średni NBP z 21 października 2013 r. wynosił 4,1850 zł/euro.
Z rozliczenia kosztów zagranicznej podróży służbowej sporządzonego 28 października 2013 r. wynika, że koszty tej podróży wyniosły 650 euro. Zostały one przeliczone na złote po średnim kursie NBP z dnia 25 października 2013 r., który wynosił 4,1910 zł/euro. Niewydatkowaną kwotę zaliczki, tj. 50 euro, wpłacono 28 października 2013 r. na rachunek walutowy. Do jej przeliczenia zastosowano kurs średni NBP z dnia wypłaty zaliczki, tj. 4,1850 zł/euro.
Ewidencja kosztów prowadzona jest tylko w zespole 4.

Dekretacja

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. WB - wypłata zaliczki na koszty zagranicznej podróży służbowej: (700 euro × 4,1850 zł/euro) =	2.929,50 zł	23-4	13-1
2. PK - zwrot niewykorzystanej zaliczki na rachunek walutowy: (50 euro × 4,1850 zł/euro) =	209,25 zł	13-1	23-4
3. PK - rozliczenie kosztów zagranicznej podróży: (650 euro × 4,1910 zł/euro) =	2.724,15 zł	40	23-4
4. PK - różnice kursowe na rachunku walutowym: 650 euro × (4,1850 zł/euro - 4,1755 zł/euro) =	6,18 zł	13-1	75-0
5. PK - różnice kursowe na rozrachunkach z pracownikiem: 650 euro × (4,1910 zł/euro - 4,1850 zł/euro) =	3,90 zł	23-4	75-0