rozliczenie delegacji, delegacje krajowe, delegacje zagraniczne, podróże służbowe, diety
lupa
A A A

Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 5 (365) z dnia 1.03.2014

Moment ujęcia w księgach rachunkowych kosztów delegacji

W listopadzie 2013 r. pracownicy naszej firmy przebywali w delegacji zagranicznej. Rozliczenie kosztów otrzymałam dopiero w połowie stycznia 2014 r. W którym okresie mam ująć koszty delegacji? Czy będą one stanowiły koszty podatkowe?


Bilansowe ujęcie kosztów podróży służbowej

W sytuacji opisanej w pytaniu pracownicy odbyli podróż służbową w 2013 r. Uwzględniając zatem obowiązującą w rachunkowości zasadę memoriału, wydatki związane z tą podróżą powinny zostać ujęte w księgach rachunkowych tego właśnie roku. Nie ma znaczenia, że faktyczne rozliczenie z pracownikiem nastąpiło dopiero w styczniu 2014 r.

Zgodnie bowiem z zasadą memoriału, określoną w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości, w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami, dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

Ewidencja kosztów podróży służbowej w księgach 2013 r., na podstawie zatwierdzonego przez kierownika rozliczenia, powinna przebiegać zapisem:

      - Wn konto 40 "Koszty według rodzajów"
         (w analityce: Pozostałe koszty),
      - Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami"

oraz przeniesienie kosztów na konta zespołu 5:

      - Wn konto zespołu 5,
      - Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Nierozliczone na dzień bilansowy saldo Ma konta 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" - odzwierciedlające zobowiązanie jednostki wobec pracownika z tytułu zwrotu kosztów delegacji służbowej - wykazuje się w pasywach bilansu w pozycji B.III.2 lit. i) "Inne zobowiązania krótkoterminowe wobec pozostałych jednostek".

Należy jednak zauważyć, iż konto 23-4 wykazywać będzie saldo Ma tylko w przypadku, gdy na poczet podróży służbowej pracownikowi nie wypłacono zaliczki lub wypłacono ją w niższej wysokości niż koszty wynikające z rozliczenia delegacji.

W przypadku gdy pracownikowi wypłacono zaliczkę w kwocie wyższej niż koszty delegacji, konto 23-4 wykazywać będzie saldo Wn, stanowiące należność od pracownika, które wykazuje się w aktywach bilansu w pozycji B.II.2 lit. c) "Inne należności krótkoterminowe od pozostałych jednostek".


Podatkowe rozliczenie kosztów podróży służbowej

Należności z tytułu podróży służbowej stają się należne w miesiącu, w którym pracownik dokonał rozliczenia kosztów tej podróży. W sytuacji opisanej w pytaniu rozliczenie delegacji nastąpiło w styczniu 2014 r., zatem w tym miesiącu pracodawca może je zaliczyć do kosztów podatkowych.

Należności przysługujące pracownikom z tytułu podróży służbowych uważane są za przychody ze stosunku pracy (są one wolne od podatku do wysokości określonych limitów), o których mowa w art. 12 ust. 1 updof. To oznacza, że tego rodzaju wydatki ujmuje się w kosztach podatkowych na zasadach przewidzianych dla wynagrodzeń.

W związku z powyższym należności przysługujące pracownikom z tytułu odbycia podróży służbowej stanowią koszty uzyskania przychodów u pracodawcy w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem, że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W razie uchybienia temu terminowi, wydatki te stanowią koszty podatkowe w miesiącu, w którym zostaną wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika. Tak wynika z przepisów art. 15 ust. 4g w powiązaniu z art. 16 ust. 1 pkt 57 updop i art. 22 ust. 6ba w powiązaniu z art. 23 ust. 1 pkt 55 updof.

www.RozliczenieDelegacji.pl - Podróże zagraniczne:

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.RozliczenieWynagrodzenia.pl » 
Więcej w zasobach płatnych
Prenumerata 2018 r. - www.sklep.gofin.pl
PRZEWODNIKI on-line Księgowego i Kadrowego
Pomocniki Księgowego

Terminarz

wrzesień 2017
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
5
6
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
ASYSTENT GOFIN - Darmowa aplikacja dla Księgowych
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
Rozliczanie wynagrodzeń. Składki ZUS. Zasiłki. Świadczenia. Premie
Kalkulatory podatkowe: odsetkowe, używania pojazdów, wynagrodzeń

PRZEPISY PRAWNE

Ustawy, rozporządzenia - teksty ujednolicone

Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
gofin
sgk
czasopisma
forum
sklep
gazeta podatkowa
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60